Consolidation de dossiers
Cette fonction est en option
Menu déroulant affichant les options "Opérations exceptionnelles" avec "Consolidation de dossiers" sélectionné. L'interface présente un bureau moderne avec des éléments de gestion comptable.
La réalisation de la consolidation est facilitée par un assistant qui permet à l'utilisateur de paramétrer les différents éléments nécessaires à cette opération de fusion de différents dossiers comptables.
Fenêtre de l'assistant de consolidation de dossiers, indiquant les dates d'exercice de 01/01/2015 à 31/12/2015, avec un champ pour le dossier "DEMO". Un avertissement sur la modification des données est également présent.
Dossier consolidant
Le dossier consolidant est celui dans lequel les écritures et les comptes sont ajoutés. Le dossier consolidant, par défaut, est le dossier de travail de l'application de comptabilité.
Dossier consolidé
Le dossier consolidé est celui dont les écritures et les comptes vont être intégrés dans le dossier consolidant.
L'utilisateur peut choisir :
- de consolider ses écritures dans un nouveau dossier et ainsi conserver les données du dossier d'origine. Il convient alors de créer un nouveau dossier (nom de dossier différent de celui qui doit être consolidé).
- de consolider ses écritures dans un dossier existant. Il convient alors de contrôler le code du dossier qui apparaît dans le tableau de l'assistant.
Nous attirons l'attention du lecteur sur la nécessité, par mesure de sécurité, de sauvegarder les données du dossier dit « Consolidant » avant de lancer les opérations de consolidation, cette opération entraînant une modification des données d'origine.
Suivant
Permet de passer à l'écran suivant de l'assistant qui va guider l'utilisateur sur les dossiers devant être consolidés.
Dossiers à consolider
Fenêtre de consolidation de dossiers affichant une liste de dossiers comptables avec les colonnes "Code", "Nom société", "Lg plan", "Monnaie" et "Exercice". Deux dossiers sont présentés, avec des cases à cocher vides. Un champ pour sélectionner une période est également visible.
Liste des dossiers comptables
Le logiciel présente les dossiers comptables disponibles en reprenant un certain nombre des éléments du paramétrage de la société, nécessaires à la consolidation.
Longueur du plan comptable
Des dossiers peuvent avoir des longueurs de plan comptable différentes.
On peut consolider deux dossiers qui n'ont pas la même longueur de plan comptable à l'unique condition que la longueur du PCG (Plan Comptable Général) du dossier consolidant soit supérieure à celle du dossier consolidé. La longueur des comptes du dossier consolidé sera complétée par des zéros.
A l'inverse, lorsque la longueur du PCG du dossier consolidé est supérieure à celle du dossier consolidant, cette opération est impossible. Un message le signale à l'utilisateur.
Monnaie de tenue du dossier
Quelle que soit la monnaie de tenue du dossier consolidé, c'est celle du dossier consolidant qui est retenue. Le module de consolidation de dossiers se charge de convertir les données du dossier consolidé pour les intégrer dans le dossier consolidant.
C'est ainsi qu'on peut consolider un dossier dont la monnaie de tenue est le franc dans un dossier consolidant dont la monnaie de tenue est l'EURO.
Exercice Comptable
Les dates de début et de fin d'exercice sont présentées afin que l'utilisateur puisse contrôler visuellement ces informations.
Les écritures qui vont être consolidées devront avoir des dates compatibles avec les dates de début et de fin d'exercice (et ce compris la période de chevauchement).
Par exemple, on peut consolider deux dossiers dont la date de début d'exercice du premier est le 1 er Janvier 1999 et le second le 1 er Janvier 2000, à condition bien entendu que la période de chevauchement du dossier consolidant soit au delà du 1 er Janvier 2000.
Reprise pour la période
Les critères de dates qui apparaissent en bas de l'écran correspondent aux dates de début et de fin d'exercice du dossier consolidant. Les dates de la cette période sont modifiables.
Gestion des homonymes et comptes
Contrôle des homonymes
Le plan comptable qui est repris est celui du dossier consolidant. Lorsqu'un compte existe dans le dossier consolidant et qu'un numéro de compte identique existe également dans le dossier consolidé, mais avec un code différent, le système ignore ces informations, celles qui sont retenues étant celles du dossier consolidant.
Contenu des comptes
Si des comptes identiques ont été créés mais que leur contenu ne doit pas être fusionné pour les opérations de consolidation, l'utilisateur devra préalablement à ces opérations, mettre en état les dossiers à consolider. Certaines précautions devront être prises, notamment en ce qui concerne les comptes de trésorerie.
La société mère (dossier consolidant) a un compte à la BNP dont le montant à la clôture de l'exercice est Débiteur de 500000 francs. Sa filiale (dossier consolidé), dispose également d'un compte à la BNP dont le montant à la clôture est créditeur de 100000 francs.
Le principe comptable de non compensation nécessite la présentation d'un compte à l'actif de 500 KF et au passif de 100 KF (et non la présentation d'un solde pour la BNP de 400 KF).
L'utilisateur, avant de procéder à la consolidation de ces dossiers, doit modifier la structure de ces comptes.
Précédent
Permet de revenir sur les données saisies à l'écran précédent.
Précédent
L'utilisateur accède au troisième écran de l'assistant.
Paramétrage de la consolidation
L'interface présente le paramétrage de la consolidation avec des options pour la remise à zéro des écritures, des soldes et des budgets. Les cases "Oui" et "Non" sont visibles, ainsi qu'un choix de type de reprise et des options de comptes.
Dossier consolidant
Remise à zéro des écritures de l'exercice
Cette option permet de supprimer les écritures de l'exercice du dossier consolidant. Seules les écritures du ou des dossiers consolidés figurent dans le dossier consolidant, après les opérations de consolidation.
Remise à zéro des soldes N-1
Les soldes N-1 du dossier sont supprimés lors des opérations de consolidation. Seuls les soldes N-1 du ou des dossiers consolidés figureront dans le dossier consolidant, après les opérations de consolidation.
Remise à zéro des budgets
Les budgets du dossier consolidant sont supprimés. Seuls les budgets du ou des dossiers consolidés figureront dans le dossier consolidant, après les opérations de consolidation.
Ces nombreuses options permettent à l'utilisateur de multiplier les choix de consolidation de dossiers.
Dossier consolidé
Reprise du Détail des Ecritures
La reprise en détail des écritures du ou des dossiers consolidés correspond en fait à la copie de ce ou ces dossiers dans le dossier consolidant.
Les écritures sont reprises à la date, dans leur journal d'origine et apparaissent comme ayant été passées dans le dossier consolidant. La seule différence avec les écritures d'origine du ou des dossiers consolidés, est le libellé qui est préfixé par le nom du dossier consolidé.
Exemple d'écriture après consolidation avec reprise du détail
Dossier Consolidant : TEST
Dossiers Consolidés : TEST1 et TEST2
L'image montre une interface de logiciel avec des filtres pour consulter des opérations diverses. La ligne sélectionnée indique un montant de 39,62 € pour "TEST2-Entretien parc voitures" dans la colonne des écritures.
L'écriture est préfixée par TEST2 qui est le nom du dossier d'origine de cette écriture.
Reprise du Solde du Compte en une écriture
Cette option permet d'alléger les opérations de consolidation. Le solde de chacun des comptes du ou des dossiers consolidés est repris en une seule ligne d'écriture. La date de reprise de ces écritures sera celle du dernier mois de la période définie à l'écran précédent (dernier jour de la période de chevauchement proposé par défaut).
L'utilisateur doit préciser le journal dans lequel passer les écritures de consolidation soit en saisissant le n° du journal directement soit en appuyant sur la touche [F4].
Liste des journaux avec leurs numéros et intitulés, mettant en évidence le numéro 90 pour "Opérations Diverses". Les autres journaux incluent "OD Différences de change", "OD Ecarts EURO", "Journal de clôture" et "Journal expert opérations diverses".
Exemple d'écriture après consolidation avec reprise du solde du compte
L'image montre une interface de logiciel de comptabilité avec un journal d'opérations diverses. Les mouvements sont listés par numéro de compte, avec des montants de débit et de crédit, et un total de 247 549,27.
Centralisation des écritures par compte et par mois
Cette option de centralisation est très proche de celle qui vient d'être décrite, à la différence cependant que pour une période de douze mois, le solde du compte est consolidé en vingt-quatre écritures au plus (écriture de cumul des mouvements débit et crédit du mois) au lieu d'une seule, passée le dernier jour de chaque mois d'opération.
Le libellé de l'écriture est standard et est constitué par :
- le libellé fixe : cumul Débit ou Crédit,
- la période consolidée (MM/AAAA).
Exemple d'écriture après consolidation avec centralisation par compte et mois
L'image montre une interface de logiciel de comptabilité avec des filtres pour le journal 90. La section des mouvements affiche des comptes, des libellés d'écriture, et des montants en débit et crédit, avec un total de 757 746,79.
Nature des écritures
Les écritures en brouillard, non validées définitivement (modifiables), les écritures validées (non modifiables) peuvent être incluses ou exclues de la reprise.
Types de Comptes et Soldes N-1
Seuls les comptes généraux ou auxiliaires peuvent être consolidés, avec ou sans leurs soldes de l'exercice N-1.
Reprise de la Comptabilité Analytique et Budget
Cette option n'est disponible que quand ces paramètres ont été cochés dans les paramètres généraux et si la reprise des écritures est détaillée.
Suivant
L'utilisateur passe à l'écran de confirmation de consolidation.
L'écran affiche un message indiquant que le logiciel est prêt à lancer la consolidation, avec un bouton "Suivant" en surbrillance pour continuer, et un bouton "Annuler" pour annuler l'action.
Suivant
L'utilisateur lance la consolidation avec les sélections et options effectuées précédemment..