Les écritures d'abonnement et de simulation

Ce module est en option

Le module des écritures d’abonnemen t permet d’automatiser la génération et la comptabilisation d’écritures correspondant à des pièces qui doivent être comptabilisées régulièrement, à partir de pièces comptables réelles. La comptabilisation d’un loyer en est une bonne illustration.

Une écriture de simulation correspond à une opération qui est généralement comptabilisée sous forme d’OD (Opérations Diverses) et dont l’objet est d’ajuster la charge ou le produit comptabilisée pour une période donnée.

Menu déroulant affichant les options sous "Écritures", avec "Écritures d'abonnement et de simulation" mis en évidence en rouge. Les autres options incluent "Saisie des écritures", "Comptabilisation écritures d'abonnement", et "Validation définitive du brouillard".

Fenêtre de l'application Oxygène affichant les écritures d'abonnement et de simulation. La famille "ACH" est sélectionnée, avec des détails sur les écritures associées, y compris le code, la désignation, le journal, la monnaie et le type.

Famille

Permet de choisir une famille d’écritures

Type d’écritures

Permet de sélectionner sur quel type d’écritures on travaille : écritures de simulation seules, écritures d’abonnement seules ou les deux. Par défaut, les écritures d’abonnement et les écritures de simulation apparaissent. Un bouton radio permet de sélectionner l’un ou l’autre de ces deux types d’écritures, la liste des pièces évolue en fonction des critères de sélection choisis, pour une période déterminée.

Date opération

Permet de borner les écritures par date d’opération.

En fonction des options cochées, pour une famille déterminée, les écritures d’abonnement et de simulation apparaissent dans les deux écrans.

La Gestion des Familles

L’utilisateur peut regrouper des écritures de même nature par Famille. Il ne s’agit pas de modèles d’écritures type mais d’un regroupement d’écritures lui permettant d’organiser tant la saisie (par la fonction de création à partir des valeurs affichées), que l’ordonnancement des pièces à comptabiliser.

Fenêtre pop-up intitulée "Choix d'une famille Écritures d'abonnement et de simulation", affichant une liste de familles d'écritures avec des codes et intitulés. Les boutons "Gérer", "Annuler" et "Valider" sont en bas.

Gérer permet de gérer et de créer une nouvelle famille

Création d’une famille

Un certain nombre de familles a été créé dans le dossier DEMO à titre d’exemple : Emprunts, Leasings, Locations etc. On pourrait créer également une famille Provision si on souhaite regrouper les écritures de provisions pour risque client, dépréciation, charges diverses sur la base annuelle des provisions à constituer. Les familles sont donc créées en fonction des besoins de l’entreprise.

Fenêtre de gestion des familles d'écritures avec des champs pour le code et l'intitulé. Une liste affiche les familles : Achats, Emprunts, Leasings, Locations, Salaires, Ventes. Boutons pour valider, créer, dupliquer ou abandonner.

Code

Saisir le code de la famille.

Intitulé

Saisir la désignation de la famille.

La liste des écritures associées à la famille est constituée par tous les types d’écritures créés pour une famille déterminée.

Exemple :

L’utilisateur crée, pour la famille LOCATIONS, l’abonnement correspondant à un local situé à Paris et un second abonnement pour celui situé à Nice.

Cette liste est alors constituée par l’écriture correspondant au local 1 et celle correspondant au local 2 sous la forme :

Code Désignation Journal Monnaie Type

LOCAL1 Loyer Local Paris 60 EUR A

LOCAL2 Loyer Local Nice 60 EUR A

Le code

est celui qui est saisi lors de la création de l’écriture d’abonnement et qui permet de la sélectionner.

La désignation

Correspond au libellé de l’écriture.

Le journal

Indique celui qui est utilisé pour la comptabilisation de l’écriture

La Monnaie

est celle de la saisie de la pièce.

Apparaît pour les écritures d’Abonnement

Apparaît pour les écritures de Simulation.

Les pièces associées à l’écriture correspondent aux pièces comptables qui ont été ou seront l’objet d’une comptabilisation. En effet, le module des écritures d’abonnement et de simulation, développé à la norme composant, constitue un groupe d’écritures « stockées » en marge de la comptabilité et qui, après leur comptabilisation, sont intégrées dans la comptabilité.

Prenons l’exemple des écritures d’abonnement, la pratique est similaire pour les écritures de simulation.

Création d'une écriture d'abonnement

Fenêtre de création d'écriture d'abonnement avec des champs pour la famille, le type d'écriture, et les dates. Les sections "Écritures associées à la famille" et "Pièces associées à l'écriture" sont visibles, avec des boutons pour gérer et créer.

Créer permet de créer une nouvelle écriture

Fenêtre de gestion des écritures d'abonnement avec des champs pour le code, l'intitulé, la famille, les dates, la périodicité, le code journal, la devise et le corps d'écriture. Les éléments sont remplis et certains champs sont mis en évidence.

Code / Libellé

Désignent les principales caractéristiques de l’écriture à créer.

Type écriture

Il convient d’indiquer que l’écriture est de type Abonnement.

Date période début et Date période fin

Ces dates correspondent à la période pendant laquelle il convient de passer régulièrement des écritures, objet de l’abonnement en charges.

On peut saisir des écritures d’abonnement au delà de l’exercice comptable défini pour un dossier. Ces écritures, mémorisées par le logiciel, seront comptabilisées sur les exercices suivants, à bonne date.

Périodicité

L’utilisateur indique le nombre de mois qui séparent chaque période (3 s’il s’agit par exemple d’un loyer trimestriel, 1 s’il s’agit d’un loyer mensuel).

Cette indication est précieuse car le système va créer de manière automatique les « n » mensualités ou trimestrialités ou annuités lors de la validation définitive des écritures.

Code journal et Devise de Saisie

Le code du journal dans lequel est passée l’écriture d’abonnement est suivi du Code de la Devise de saisie de la pièce comptable.

N° pièce

Le Numéro de Pièce, paramétrable sous la forme MM/AAAA ou MM/AA, est nécessaire à la comptabilisation de la pièce. La saisie de ce champ est obligatoire, si cette zone n’est pas paramétrée en incrémentation automatique (voir N° de pièce dans Journaux) dans les paramètres généraux du dossier comptable utilisé. Dans ce cas, la comptabilisation de l’écriture est refusée.

Intitulé de la pièce

L’intitulé de la pièce qui doit être saisi est généralement identique à celui de l’intitulé de l’écriture générique.

Un numéro interne peut également être paramétré, cette saisie est facultative.

Corps écriture permet d'accéder aux lignes de l'écriture. L’utilisateur passe l’écriture correspondant à la première période.

Dans l’exemple qui va suivre, une écriture de type loyer a été saisie :

Écran de saisie d'écritures comptables avec les détails d'une opération de loyer. Les comptes 6132000 et 4456621 sont remplis, avec des montants de 5 000,00 et 1 000,00 respectivement. Total affiché : 6 000,00.

Les automatismes du module de saisie des écritures sont présents (Calcul TVA, consultation de comptes, création d’un compte en cours de saisie, solde de la pièce etc.).

Valider document

La validation de l’écran lance la génération automatique des pièces d’abonnement correspondant aux « n » périodes définies.

Une fenêtre pop-up affiche un message d'attention indiquant que le logiciel va générer automatiquement les autres pièces. Un bouton "Ok" est présent pour confirmer l'action.

Un message signale que cette création est achevée et que les pièces ont bien été créées.

Par duplication des paramètres de la première pièce, les écritures apparaissent dans l’écran des pièces associées à l’écriture.

L'écran affiche les écritures associées à la famille "LOC", avec une ligne pour "Loyer local Paris". Les pièces associées à l'écriture sont listées avec des dates et des intitulés. Des boutons pour gérer, modifier et créer sont visibles.

Ecritures associées à la famille

On retrouve dans l’écran du haut, les caractéristiques de l’écriture d’abonnement (Code, libellé, journal, devise,type) et dans l’écran du bas, la liste des écritures qui devront être comptabilisées chaque mois.

Pièces associées à l’écriture

En indiquant que 1 mois séparait chaque période, on constate que les écritures ont été créées sur chaque mois.

En indiquant 3 mois, cela aurait donné lieu à la création d’une écriture les mois de janvier (1), Avril (4), Juillet (7) et Octobre(10)

Les écritures de simulation

Les écritures de simulation ne répondent pas au même besoin que les écritures d’abonnement.

Le module des écritures d’abonnement permet d’automatiser la génération et la comptabilisation d’écritures correspondant à des pièces qui doivent être comptabilisées régulièrement, à partir de pièces comptables réelles.

La création des écritures de simulation est identique à celle des écritures d’abonnement mais les traitements qui en découlent sont très différents.

Ecritures de Simulation et Balance

Les écritures de simulation peuvent prises en compte dans la balance dès leur génération.

L'image montre une fenêtre d'édition de la balance des comptes avec plusieurs options. L'option "L'édition doit tenir compte des écritures de simulation" est cochée et mise en évidence.

En cochant cette option dans l’édition de la Balance Générale, le montant des écritures de simulation est cumulé aux mouvements débiteurs et créditeurs de la balance.

Edition des écritures d’abonnement et de simulation

Fenêtre d'édition des écritures d'abonnement et de simulation, affichant des champs pour sélectionner la famille, le type d'écriture, et des listes d'écritures et de pièces associées, avec des options pour gérer, modifier ou créer des entrées.

Imprimer la liste

Permet d’éditer les écritures d’abonnement et de simulation et choisir les paramètres d’édition de cette liste.

Ce document peut constituer un support au suivi comptable des écritures d’abonnement, une sélection des écritures comptabilisées ou a comptabiliser étant paramétrable.

Fenêtre de paramétrage des écritures d'abonnement et de simulation, avec les champs "Code famille" et "Code écriture". Options de type d'écriture et d'opérations sélectionnables, ainsi que des cases à cocher pour "Oui" et "Non". Boutons "Annuler" et "Valider" en bas.

Code famille

Permet de sélectionner un famille d’écritures de simulation ou d’abonnement ou de sélectionner l’ensemble des familles.

Code écriture

Permet de sélectionner une écriture ou toutes les écritures de la famille choisie.

Edition du corps des écritures

Permet d’indiquer si l’on souhaite éditer le corps de l’écriture. Selon l’option choisie, deux types d’éditions sont disponibles :

Impression détaillée des écritures

Liste des écritures d'abonnement pour le loyer local à Paris, incluant les détails des opérations pour janvier 2016, avec les montants débités et crédités pour chaque compte.

Impression de la liste des écritures non détaillée

Liste des écritures d'abonnement affichant des transactions de loyers pour Paris, avec des colonnes pour la date, le numéro de pièce, l'intitulé, le débit et le crédit, sur une période de janvier à octobre 2016.

Type écriture

Permet de sélectionner si l’édition concerne les écritures d’abonnement ou de simulation.

Opérations

Permet d’indiquer si l’édition tient compte uniquement des écritures comptabilisées, uniquement des écritures non comptabilisées ou indifféremment des deux.

Date opération

Permet de borner les écritures dans le temps.