Edition et comptabilisation des règlements

Menu déroulant affichant les options sous "Liaison bancaire Fournisseurs", avec "Génération automatique des règlements" surligné en bleu, indiquant l'option sélectionnée. Les autres options incluent "Gestion automatisée des règlements" et "Comptabilisation des effets échus".

Sélection des règlements à effectuer

Les filtres suivants vont permettre de sélectionner une échéance ou un groupe d'échéances pour lesquelles on veut établir le règlement et/ou la comptabilisation.

REGLEMENTS DE TYPE CHEQUE

Fenêtre de sélection des échéances fournisseurs à régler, avec les options "Chèque", "Effet" et "Virement magnétique". Les champs "Type de règlement", "N° journal trésorerie", "Fournisseurs" et "Date d'échéance" sont visibles, avec des dates et numéros renseignés.

Support de l'édition :

Ceci correspond aux modèles d'édition utilisés pour éditer le règlement, dans ce cas cocher "chèque".

Type de règlement :

Le mode de règlement correspond au moyen de paiement chèque.

Journal de trésorerie :

Cette sélection permet de retenir un journal de trésorerie particulier. Le drapeau vous indique la monnaie de tenue du journal de trésorerie.

Fournisseurs ou Autres Tiers :

Permet de sélectionner un compte ou une fourchette de comptes fournisseur. Par défaut le premier et le dernier compte fournisseur seront sélectionnés. " Autres Tiers " sont les comptes dont les préfixes sont 42, 43 et 46.

Echéance :

Sélectionne une ou plusieurs factures selon leur date d'échéance, les valeurs par défaut seront celles du mois en cours,

Par tiers, regroupement des échéances sur un seul règlement :

Lorsque cette case est cochée, un seul règlement sera émis pour l'ensemble des règlements fournisseurs considérés comme bons à payer.

REGLEMENTS DE TYPE EFFETS

Sélection d'échéances fournisseurs à régler, avec options pour le type de règlement, numéro de journal, dates d'échéance, et cases à cocher pour le regroupement des échéances. Boutons "Annuler" et "Valider" en haut à droite.

Support de l'édition :

Ceci correspond aux modèles d'édition utilisés pour éditer le règlement, dans ce cas cocher "Effet".

Type de règlement :

Le mode de règlement correspond au moyen de paiement effet.

Journal de trésorerie :

Cette sélection permet de retenir un journal de trésorerie particulier. Le drapeau vous indique la monnaie de tenue du journal de trésorerie.

Fournisseurs ou Autres Tiers :

Echéance :

Sélectionne une ou plusieurs factures selon leur date d'échéance, les valeurs par défaut seront celles du mois en cours,

Par tiers, regroupement des échéances sur un seul effet:

Lorsque cette case est cochée, un seul règlement sera émis pour l'ensemble des règlements fournisseurs considérés comme bons à payer

Comptabilisation dans Journal effets à payer

Si cette option n'est pas cochée, les écritures de règlement seront générées directement dans le journal de trésorerie affecté aux échéances traitées.

N° Journal effets à payer N° compte effet à payer :

Ces demandes seront actives si le support d’édition " effet " a été retenu. Devront être renseignés , le numéro du journal des effets à payer et le numéro de compte des effets à payer qui devra être mouvementé (racine des comptes 403).

REGLEMENTS DE TYPE VIREMENT MAGNETIQUE

Fenêtre de sélection des échéances fournisseurs à régler, avec les options pour le type de règlement, le numéro de journal, la date d'opération, et des cases à cocher pour le regroupement des virements. Les boutons "Annuler" et "Valider" sont visibles.

Support de l'édition :

Ceci correspond aux modèles d'édition utilisés pour éditer le règlement, dans ce cas cocher "Virement magnétique".

Type de règlement :

Le mode de règlement correspond au moyen de paiement virement.

Journal de trésorerie :

Cette sélection permet de retenir un journal de trésorerie particulier. Le drapeau vous indique la monnaie de tenue du journal de trésorerie.

Fournisseurs ou Autres Tiers :

Echéance :

Sélectionne une ou plusieurs factures selon leur date d'échéance, les valeurs par défaut seront celles du mois en cours,

Par tiers, regroupement des échéances sur un seul virement :

Lorsque cette case est cochée, un seul règlement sera émis pour l'ensemble des règlements fournisseurs considérés comme bons à payer

Type de virement :

Ordinaire, J-2, J-3, étranger ou SEPA : ces éléments seront à cocher selon les informations données par la banque. Selon la sélection effectuée, le fichier virements est généré automatiquement conformément aux normes soit française soit étrangères.

Depuis le 1er Novembre 2009, les traditionnels protocoles français de communication bancaire ETEBAC cèdent progressivement la place au protocole EBICS , capable de supporter de nouveaux services tel que le SEPA . Le SEPA (Single Euro Payments Area - Espace unique de paiements en euros) a pour objet l'harmonisation des moyens de paiement en euros au sein d'un espace européen élargi (correspondant à 32 pays d'Europe).

Zone libre pour commentaire : la valeur saisie sera récupérée dans la référence de l'opération pour les virements étrangers.

Remarque : pour les virements étrangers, si le code frais sur virements n'est pas renseigné dans la fiche du compte fournisseur, on appliquera alors la valeur par défaut paramétrée pour la nature fournisseur.

Fiche fournisseur :

Fenêtre de saisie des frais sur virements, affichant une liste déroulante avec les options "Bénéficiaire", "Émetteur et Bénéficiaire", et "Émetteur". Les champs "N° compte", "Intitulé", et "Nom banque" sont visibles en haut.

Fiche Nature FOURNISSEUR (Paramètres spécifiques au dossier / Valeurs par défaut de la fiche compte)

L'image montre une fenêtre de saisie des valeurs par défaut de la fiche compte, avec la nature de compte "FOURNISSEUR". Les cases "Lettrable automatiquement" et "Code type échéance" sont cochées. Un menu déroulant affiche des options de code pour les frais sur virements.

Une fois ces filtres renseignés, une liste présentant l'ensemble des règlements à effectuer apparaît à l'écran.

Edition des règlements

L'écran affiche une liste d'échéances non réglées, classées par date, avec des montants et des cases à cocher pour l'édition des chèques. Les montants des échéances et des règlements sont visibles.

La première partie de l'écran contient :

- L' échéance de la facture à payer,

- L'intitulé du compte Fournisseur ou du compte de Tiers,

- La référence de la pièce enregistrée,

- Le montant de l'échéance

- Le montant du règlement (afin de permettre la saisie de règlements partiels)

Les cases à cocher de la colonne " A Editer " sont toutes validées. Ceci indique que tous les règlements de la liste seront édités. Si l'utilisateur souhaite différer ou annuler l'édition du règlement correspondant à une facture, il lui suffit de décocher la case " A éditer " pour le règlement donné.

Nouvelle sélection

Permet d'effectuer une nouvelle sélection si les choix opérés lors de la définition des filtres s'avéraient inexacts.

Génération règlements

Permet de générer le règlement.

Fenêtre de création des règlements fournisseurs avec les champs "Banque", "Date création", "Numéro du 1er chèque" et "Préfixe au numéro". La case "CHQ STANDARD" est cochée. Boutons "Annuler" et "Valider" en haut à droite.

Banque :

Correspond à la banque émettrice des chèques.

Date de création :

Correspond à la date d'émission des chèques.

Numéro du 1 er chèque :

Indiquez le numéro du premier chèque à imprimer.

Valider

Lance la génération des règlements.

Fenêtre de l'interface de comptabilité affichant la liste des règlements à comptabiliser. Les chèques créés sont visibles avec les montants et numéros de chèques. Une case "À éditer" est cochée pour un des règlements.

Dans la partie basse de l'écran s'affiche, suite à la sélection demandée précédemment, la liste des chèques créés, avec les renseignements concernant le RIB provenant de la fiche du compte du fournisseur.

Le bouton Choisir un RIB permet d'accéder à la liste des RIB pour le fournisseur sélectionné afin de choisir un autre RIB ou éventuellement de le modifier.

Imprimer la liste

Permet d'imprimer la liste des règlements à éditer, pour contrôle préalable par exemple.

Imprimer

Permet l'édition des chèques ou lettres chèque

Fenêtre d'édition des chèques avec les options "CHQ STANDARD" et "LETTRE/CH. STANDARD" cochées. Champs pour la banque, la date de création, et les numéros de chèques début et fin sont visibles. Boutons "Annuler" et "Valider" en haut à droite.

Cocher l'option désirée pour éditer des chèques standard ou une lettre chèque.

Editer tous les chèques : Décocher cette option pour accéder à la liste des règlements créés (N° chèque début et N° chèque fin) et les sélectionner dans la liste.

Document de correspondance avec en-tête "BRICO", mentionnant l'adresse et les coordonnées. Le titre "LOYER" est en gras. La date est indiquée en bas, suivie de l'adresse de la Direction Administrative et financière.

Tableau récapitulatif des factures avec une ligne pour le loyer mensuel d'octobre 2015, indiquant un montant de 6 300,00 EUR. Total affiché en bas du tableau. Montant en lettres : six mille trois cents EUR.

2éme cas : Edition des effets

Fenêtre de l'interface de comptabilité affichant les échéances non réglées, avec une ligne sélectionnée pour la facture n° 00000039, montant de 518,70. La case "À éditer" est cochée. Options pour générer des règlements en bas.

Génération règlements

Permet de générer le règlement.

Fenêtre de création des règlements fournisseurs, avec les champs "Banque", "Date création", "Numéro du 1er effet", et "Préfixe au numéro". L'option "EFFET STANDARD" est cochée. Boutons "Annuler" et "Valider" en haut à droite.

Banque :

Correspond à la banque émettrice des effets.

Date de création :

Correspond à la date d'émission des LCR.

Numéro du 1 er effet :

Indiquez le numéro de la première LCR à imprimer.

Valider

Lance la génération des règlements.

Fenêtre de sélection des règlements à éditer, affichant des échéances non réglées. Une case "À éditer" est cochée pour un effet spécifique, avec des détails de compte et de règlement en bas. Options pour imprimer et comptabiliser sont présentes.

Imprimer la liste

Permet d'imprimer la liste des règlements à éditer, pour contrôle préalable par exemple.

Imprimer

Permet l'édition des documents de règlement effet.

Fenêtre d'édition des effets fournisseurs avec les champs "Banque", "Date création", options "EFFET STANDARD" et "LETTRE/EF. STANDARD" cochées, et la case "Editer tous les effets" également cochée.

Banque :

Correspond à la banque émettrice des effets.

EFFET STANDARD / LETTRE/EF. STANDARD

Le support sera par défaut l'effet standard ou la lettre/effete présenté en standard dans le produit. Des états pourront être personnalisés à partir du Générateur d'Etats.

Cocher l'option désirée pour éditer la lettre de change ou la lettre de change avec le détail des factures qui correspondent au règlement.

Editer tous les effets : Décocher cette option pour accéder à la liste des règlements créés (N° effet début et N° effet fin) et les sélectionner dans la liste.

Lance l'édition des règlements. Une pré-visualisation à l'écran peut être faite.

Document de correspondance avec en-tête de l'entreprise BRICO, incluant les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire, ainsi que la date et une formule d'appel.

Document de facture avec les détails suivants : numéro de facture 39, date d'échéance 21/10/2015, montant total 518,70 EUR. Informations bancaires et adresse de l'émetteur sont également présentes. Montant en lettres : cinq cent huit EUR soixante-dix.

3éme cas : Création d'un fichier Virement

L'écran affiche une interface de création de virement, avec des échéances non réglées listées par date. Deux montants sont renseignés, et une case est cochée pour chaque virement à éditer. Les sections pour les virements créés sont vides.

Comme pour les règlements de type chèques, il est possible de renseigner un montant règlement différent du montant échéance (cas d'un règlement partiel)

Génération règlements

Permet de générer le règlement.

Fenêtre de création des règlements fournisseurs avec les champs "Banque", "Date création", options "AVIS STANDARD 1" et "AVIS STANDARD 2" (la première cochée), "Numéro du 1er virement", "Préfixe au numéro", et un texte explicatif en bas.

Banque :

Correspond à la banque émettrice des virements.

Date de création :

Correspond à la date d'émission des virements.

Numéro du 1 er virement :

Indiquez le numéro du premier virement à émettre.

Fenêtre de sélection des règlements à éditer, affichant deux virements à émettre. Les cases à cocher pour les virements V965 et V966 sont sélectionnées. Les montants et détails des comptes sont visibles en dessous. Total à régler : 958,17 EUR.

Imprimer la liste

Permet d'imprimer la liste des règlements à éditer, pour contrôle préalable par exemple.

Imprimer

Permet l'édition des documents de règlement virement.

Création fichier

Permet de générer un fichier de virements magnétiques.

Fenêtre de création de fichier de virements, avec des champs pour la banque, la date de création, et le nom de fichier. Le champ "Nom fichier" contient le chemin "c:\bq\virement.xml". La case "Édition de la liste de contrôle" est cochée.

Nom fichier :

L'utilisateur doit compléter le nom du fichier émis, ainsi que l'unité sur laquelle est créé ce fichier. Par défaut, un nom de fichier est proposé. Ce nom de fichier et sa localisation sur le disque par défaut sont paramétrés au niveau de la fiche journal dans l'onglet " Règts.Fourni. ".

Champ "Localisation et nom du fichier à générer" affichant le chemin "C:\bq\virement.xml" dans une fenêtre de saisie, avec des onglets pour naviguer entre différentes sections de l'interface.

Pour générer le fichier des virements, vos coordonnées bancaires complètes doivent être renseignées dans le journal le banque (onglet "Coordonnées").

L'image montre une interface de saisie des coordonnées bancaires, avec des champs pour le nom de la banque, l'établissement, l'IBAN, et l'identification pour fichiers bancaires, incluant le numéro émetteur et le nom du donneur d'ordre.

Valider

Permet l'émission des virements et la génération du fichier.

Comptabilisation

Après l'édition des règlements, la " liste des documents à éditer et à comptabiliser" est complétée des règlements effectués. Les cases de la colonne " Edité " sont validées pour les règlements édités ainsi que celles de la colonne " A Comptabiliser ".

Comptabiliser Ce bouton permet de générer automatiquement les écritures correspondant aux règlements effectués en comptabilité.

Une jauge indique le temps de génération des écritures comptables.

Nouveauté 10.01 : si ces règlements comptabilisés concernent des factures d'achat issues de la Gestion commerciale (transfert des factures en comptabilité), les règlements correspondants sont automatiquement créés dans le dossier de gestion commerciale.

Cas des règlements partiels : les règlements partiels sont gérés selon les règles suivantes :

1er cas : la différence de règlement est supérieure à l'écart de règlement autorisé (défini au niveau des paramètre du dossier)

Une écriture de règlement pour le montant partiel est générée et une justification partielle de la facture est effectuée. Le montant de l'échéance initiale est modifié pour correspondre au montant du règlement partiel, et une nouvelle échéance correspond au solde de la facture est créée.

Exemple chèque N° 11107 : règlement d'un montant de 3000.00 € pour une échéance de 6300.00 €

Fenêtre de comptabilité affichant les règlements à comptabiliser. Le type sélectionné est "Chèque". La ligne pour le chèque n° 11107 montre un montant de 3 000,00 € réglé sur une échéance de 6 300,00 €. Une case est cochée pour ce chèque.

L'écran affiche la consultation des écritures comptables avec des filtres pour le journal et la banque. Deux lignes montrent des mouvements de compte, indiquant un débit et un crédit de 3 000,00 € pour le chèque N° 11107.

L'interface affiche la consultation des écritures comptables, avec des filtres pour le journal et la banque. La ligne sélectionnée montre un chèque N° 11107, avec un montant de 3000,00 € sur une échéance de 6300,00 €.

L'interface affiche la consultation des écritures comptables, avec des filtres pour le numéro de journal et la période. Une ligne est cochée dans la colonne "Réglée" pour une échéance du 01/10/2015.

2ème cas : la différence de règlement est inférieure ou égale à l'écart de règlement autorisé (défini au niveau des paramètre du dossier, onglet "Règlements")

Une écriture de règlement pour le montant total est générée avec une ligne sur le compte bonis/malis, et une justification totale de la facture est effectuée.

Exemple chèque N° 2 : règlement d'un montant de 945.00 € pour une échéance de 948.00 €

Écran de gestion des règlements avec un chèque sélectionné. Montant de l'échéance : 948,00 €, montant du règlement : 945,00 €. Case "À éditer" cochée pour le chèque n° 11109. Fenêtre de consultation des écritures avec des filtres pour le numéro de journal et la banque. La ligne sélectionnée montre un règlement de 948,00 € pour le compte 4010OUTI. Montant total affiché : 948,00 €.