Le tableau de bord des contrats d'abonnement

La gestion des contrats d'abonnement est une option (disponible à partir de la version 9).

Menu de navigation avec l'onglet "Ventes" en surbrillance, incluant les options "Devis", "Factures", "Abonnements", "Commandes", "BL" et "Règlements", toutes présentées dans des boutons jaunes.

La gestion des contrats d'abonnement permet de créer des factures, à partir d’un contrat, en fonction d'une périodicité et d'une date de déclenchement de la facturation, avec une possibilité de gérer un indice de révision pour augmenter ou diminuer le prix unitaire HT de chaque ligne du contrat lors de chaque nouvelle facture.

Vous pouvez aussi gérer 2 modes de facturation de ces contrats : soit en facturant les périodes à venir, soit en facturant les périodes passées. Cela dépend du type de contrat que vous allez gérer. par exemple un contrat de hotline sera facturé pour la période à venir, un contrat de type prestation forfaitaire mensuelle pourra être facturé sur la période passée.

Fenêtre de gestion des contrats avec des colonnes pour le numéro, client, date, périodicité, et d'autres informations. Options de facturation à droite, avec des cases à cocher pour sélectionner les dates de facturation.

A droite des colonnes vous pouvez faire afficher ou pas les 2 colonnes qui concernent le mode de facturation de vos contrats :

Deux colonnes sont visibles : "Factur. à terme échu" et "Proratisation". Une case à cocher est présente sous la colonne "Factur. à terme échu", indiquant une option à sélectionner.

La notion de proratisation permet de choisir comment on va proratiser les montants en cas de facturation d'avenant pour un contrat avec facturation à terme échu. Cf Facturer_un_avenant_si_contrat_avec_facturation_à_terme_échu pour le détail de ce mode de facturation en cas d'avenant.

Il est possible à partir de cet écran de faire quasiment les mêmes sélections que pour les factures (client, représentant, apporteur, code dossier, etc.)

L’onglet Type est différent du cas des autres pièces de vente : il permet de filtrer les contrats terminés ou non (un contrat terminé est un contrat qui s’est arrêté et que l’on ne pourra plus modifier ou facturer). Et il n'y a pas de filtre sur les statuts des envois par mail. On ne gère pas ce statut d'envoi de mail, ce n'est pas pertinent sur les contrats d'abonnement.

Fenêtre de filtrage des contrats avec des options pour sélectionner les statuts (terminés, non terminés) et la fréquence de facturation (jours, mois, années), incluant un champ pour indiquer le nombre de périodes.

On peut aussi filtrer les contrats selon le type de fréquence de facturation (jour, mois ou année). Avec la possibilité de filtrer ceux facturés tous les N jours, mois ou année en indiquant le nombre de périodes dans la zone "Nb de période N". Par exemple si on veut sélectionner les contrats facturés tous les 6 mois, on va cliquer sur le bouton "N mois" et saisir 6 dans le nombre de période N.

Si on souhaite filtrer les contrats facturés en années, cliquer sur "N années" et ne rien mettre dans la zone du nombre de périodes N.

Quand on change de bouton entre N mois, N jours, N années, ou tous, la zone nombre de période est automatiquement vidée.

Exemple de sélection des contrats facturés tous les 6 mois :

L'écran affiche une sélection de contrats avec des options de filtrage. Les cases "Terminés" et "Facturés à terme échu" sont cochées. La période est définie sur "6 mois". Une liste de contrats est présentée avec leurs numéros et dates.

Il y a aussi un filtre selon le mode de facturation : soit on gère la facturation des périodes futures soit on gère la facturation "à terme échu", c'est à dire les périodes passées.

Sélections par dates :

Fenêtre de sélection de dates avec des options radio pour choisir le type de date : prochaine facture, dernière facture générée, dernière facture attribuée, date de création, date fin de contrat, date prévue de dernière facture.

Vous pouvez choisir quel type de date sera utilisé pour votre sélection :

- date de prochaine facture

- date de création des contrats

- date de dernière facture générée (il s'agit ici des factures générées par la facturation récurrente des contrats, ce filtre se fait sur la facture la plus récente générée pour un contrat)

- date de dernière facture attribuée (il s'agit ici des factures attribuées aux contrats, ce filtre se fait sur la facture la plus récente attribuée au contrat)

- date prévue de dernière facture : la facturation peut s'effectuer selon 2 principes différents, soit avec une date de facture = date du jour du lancement de la facturation des contrats, soit avec une date de facture = date de prochaine facture c'est à dire la date prévue de facturation. Cf aide Gestion_des_dates_des_factures_générées_issues_des_contrats pour le détail du mode de fonctionnement de l'attribution des dates des factures des contrats d'abonnement.

- date de fin de contrat : si un contrat est terminé, il s'agit de la date à laquelle le contrat a été déclaré comme terminé.

Tous ces filtres sont utilisés si ensuite vous imprimez la liste des contrats, exemple avec une sélection des contrats terminés facturés tous les 6 mois :

Liste des contrats d'abonnement avec les critères de sélection : tous les clients, représentants, apporteurs et contrats terminés de périodicité mensuelle tous les 6 mois.

Exemple d'impression de la liste des contrats avec une sélection sur la date de la dernière facture générée dans la semaine du 16 au 22/10/2023 :

Liste des contrats d'abonnement affichant les critères de sélection pour tous les clients, avec un contrat pour le client "GOLF". Détails incluant la date, la périodicité, et les montants totaux HT, TVA et TTC.

Supprimer sélections Tous les filtres posés peuvent être désactivés en un seul clic avec ce bouton. Seul le filtre de l'onglet purge ne sera pas désactivé.

- Bouton Facturer : permet de lancer le traitement de facturation. Il s'agit du même traitement que celui présent dans le menu «Transformations »

Menu déroulant affichant trois options : "Transformation des documents d'achat", "Transformation des documents de vente", et "Facturation des contrats d'abonnement", cette dernière étant mise en surbrillance.

- Bouton Terminer : permet de déclarer un ou plusieurs contrats (ceux sélectionnés) comme étant terminés. Un contrat terminé n’est plus facturable ni modifiable.

Sa date de prochaine facture est automatiquement passée à vide. Un contrat terminé ne peut plus être modifié pour son contenu (lignes de contrat, valeurs de l'en tête, dates, ..)

Seules les données non valorisées sont encore modifiables : adresse, mode de règlement, ..

Le filtre sur la date de dernière facture attribuée n'est pas repris lors de la fonction "terminer" : il est conseillé de ne pas utiliser ce filtre pour le cas de lancement de la fonction "terminer" sur plusieurs contrats. dans le doute il vaut mieux terminer chaque contrat un par un.

- Bouton Contrôle étalement : permet de lancer un outil de contrôle et de correction des étalements des factures associées aux contrats d'abonnement.

En effet, en cas de facturation des contrats d'abonnement, si on modifie après coup le contenu d'une facture, son étalement n'est plus correct si le montant facturé a changé. Cet outil va faire la vérification de la cohérence entre le montant de chaque facture issue d'un contrat d'abonnement et le montant de l'étalement. Et si écart, on aura la possibilité de corriger l'étalement comme pour le cas des factures attribuées.

Si aucun écart n'a été trouvé, un message le signale. si un ou plusieurs écarts sont trouvés un écran de compte-rendu est affiché :

Liste des erreurs détectées avec deux lignes d'erreurs affichées. Les colonnes incluent le numéro de contrat, le numéro de facture, le type de facture, et des détails sur les erreurs. Boutons en bas pour sortir, corriger l'erreur, ou actualiser.

Sortie Sortie du traitement, mais sans correction. Il n'y a pas de correction automatique dans ce traitement, il faut appeler manuellement les étalements erronés et les rectifier un par un.

Corriger l'erreur Permet de corriger l'erreur de la ligne sélectionnée dans la liste. Vous avez une fenêtre qui s'affiche avec les informations suivantes :

Fenêtre pop-up intitulée "Modifier l'étalement de la facture du contrat". Les champs "Du mois" et "au mois" affichent respectivement 10/2020 et 09/2022. Le nombre de mois est 24 et l'étalement mensuel est 4. Boutons "Valider" et "Annuler" visibles.

Par défaut le mois début et le mois de fin d'étalement sont remplis selon les données du contrat, et l'étalement est recalculé et affiché selon le montant de la facture et le nombre de mois. Si ces éléments sont corrects vous pouvez valider sans rien modifier.

Si ces éléments sont incorrects, Il vous suffit de saisir le mois de début et le mois de fin de l'étalement, le traitement calcule alors le montant par mois et le nombre de mois d'étalement. Et en validant cela rectifie l'étalement. Le traitement revient alors à la liste des erreurs, il faut actualiser cette liste pour en faire disparaître les erreurs corrigées par vos soins.

Actualiser ce bouton relance le traitement de recherche des écarts et actualise la liste à l'écran. Cela permet de vider la liste au fur et à mesure de vos corrections.

Voir la facture Affiche la facture de la ligne sélectionnée

Voir le contrat Affiche le contrat de la ligne sélectionnée. Un double clic dans la liste de l'écran permet aussi d'afficher le contrat.