Impression de suivi des contrats
Menu déroulant affichant les options d'impression sous "Les ventes...", avec "Suivi des contrats d'abonnement" et "Suivi des contrats d'abonnement sur 12 mois" mis en évidence.
Impression du Suivi de la facturation des contrats d'abonnement :
Cette impression reprend la liste des factures par contrat d'abonnement.
On a les sélections suivantes :
Fenêtre de suivi des factures avec des champs pour sélectionner des clients, représentants et contrats. Les dates de facturation sont définies du 01/10/2024 au 31/10/2024. Options de présentation pour les sous-totaux par contrat, client ou représentant.
Le choix de la présentation permet d'obtenir ou pas des sous totaux par client , par contrat ou par représentant.
Par défaut il est proposé d'imprimer pour le mois en cours.
La sélection du code analytique est accessible si l'option de gestion analytique est activée.
Choix de la périodicité : vous pouvez sélectionner uniquement les contrats de périodicité annuelle, par exemple. Si vous voulez sélectionner ceux de périodicité "tous les 3 mois", il faut choisir périodicité "mensuelle" et nombre de période 3.
Depuis la version 11.03 Oxygène vous avez la possibilité de générer un fichier EXCEL au format CSV en cochant la case "export de la synthèse vers un fichier EXCEL".
Ce fichier EXCEL sera créé dans le répertoire que vous choisirez et avec le nom que vous indiquerez dans la fenêtre qui va s'ouvrir avant l'impression, ou avant l'aperçu à l'écran.
Fenêtre de sauvegarde avec le champ "Nom du fichier" rempli par "SUIVI ABO.csv" et le type sélectionné comme "Format EXCEL (*.csv)". Plusieurs fichiers CSV sont listés dans le répertoire "Documents".
Exemple de cette impression :
Tableau de suivi de la facturation des contrats d'abonnement, affichant les détails des contrats pour le client "BONH - AU BONHEUR DU BOIS", incluant les numéros de contrat, périodicité, dates de facturation et montants générés. Total général : 801,53 €.
Exemple de fichier exporté :
Tableau Excel affichant des données de suivi des contrats d'abonnement, avec des colonnes pour la référence, la périodicité, le code client, le nom du client, et d'autres informations pertinentes. Les en-têtes de colonnes sont visibles en haut.
Impression du Suivi des contrats d'abonnement sur 12 mois :
Cette impression permet d'obtenir le total facturé et le total étalement sur 12 mois.
On a les sélections suivantes :
Fenêtre de suivi des factures avec des champs pour sélectionner la période, le client, le représentant et les contrats. Options de présentation pour afficher par contrat, client ou représentant. Boutons "Valider" et "Annuler" en haut à droite.
Le choix de la présentation permet d'obtenir ou pas des sous totaux par contrat, par client ou par représentant.
Le choix de la date de fin est interdit : le traitement va automatiquement imprimer 12 mois à partir de la date de début choisie. Par défaut il est proposé l'exercice en cours.
La sélection du code analytique est accessible si l'option de gestion analytique est activée.
Choix de la périodicité : vous pouvez sélectionner uniquement les contrats de périodicité annuelle, par exemple.
Si vous voulez sélectionner ceux de périodicité "tous les 3 mois", il faut choisir périodicité "mensuelle" et nombre de période 3.
Contrat n° : vous pouvez imprimer un seul contrat en le sélectionnant par son numéro.
Case à cocher intitulée "intégrer les contrats sans facture ni étalement", non cochée, permettant d'inclure des contrats sans montant de facture ni étalement dans l'impression. Cette option si elle est cochée permet d'inclure dans l'impression les contrats qui n'ont aucun montant de facture ni aucun montant d'étalement sur les 12 mois choisis, mais qui ont été facturés au moins une fois en dehors des mois choisis, avant ou après. Par contre un contrat pas encore facturé ne sera pas imprimé.
Si vous ne cochez pas cette case, les contrats sans montant de facture ni montant d'étalement sur les 12 mois de l'impression ne sont pas intégrés dans la liste imprimée.
Un contrat qui a une facture sur un mois et un avoir sur le mois suivant sera intégré même si vous ne cochez pas cette case, car il a au moins un montant sur un des 12 mois. Par contre un contrat qui a une facture et un avoir de même valeur sur le même mois et pas d'autres factures ne sera pas intégré.
Depuis la version 11.03 Oxygène vous avez la possibilité de générer un fichier EXCEL au format CSV en cochant la case "export du suivi vers un fichier EXCEL".
Ce fichier EXCEL sera créé dans le répertoire que vous choisirez et avec le nom que vous indiquerez dans la fenêtre qui va s'ouvrir avant l'impression, ou avant l'aperçu à l'écran.
Fenêtre de sauvegarde avec le répertoire "Documents" ouvert, affichant des fichiers CSV. Le champ "Nom du fichier" indique "SUIVI ABO12.csv" et le type sélectionné est "Format EXCEL (*.csv)".
En cas de tri par représentant, si le contrat a été facturé et que les factures ont des représentants différents parce que le client a changé de représentant, le contrat sera imprimé plusieurs fois dans la liste, une fois pour chaque représentant.
Tableau récapitulatif des contrats d'abonnement, affichant les montants facturés et les éléments d'étalement pour deux clients, avec des colonnes pour chaque mois de 2014 à 2015 et un total général en bas.
Montant facturé : cumul des montants HT des factures du contrat et qui ont leur date de facture appartenant à la sélection demandée.
Montant étalement ou chiffre d’affaire : montant de la facture ramené au mois.
Montant facturé mensuel selon la période de facturation.
Calcul du total facturé : cumul des montants facturés sur les 12 mois.
Calcul du total étalement : cumul des montants étalement des 12 mois.
Exemple :
Mois demandés = juillet 2014 / juin 2015
Colonne « avant » à gauche du 1 er mois = cumul des montants depuis le début du contrat jusqu’à juin 2014.
Colonne « après » = cumul des montants des étalements après juillet 2015
Détail des 12 mois de juillet 2014 à juin 2015 en 12 colonnes.
Exemple : soit un contrat annuel débuté le 15/09/2014, avec une facture de 1500,00 €. pour la période du 15/09/2014 au 14/09/2015.
Montant facturé : 1500,00 €, et date de la facture : 15/09/2014.
Pour cette facture, la date de date début étalement est 2014/09, et la date fin étalement est 2015/08. Le montant mensuel étalement est 125,00 (1500,00 /12).
Remplissage des colonnes pour le montant facturé : le montant facturé est cumulé dans la colonne concernée si la facture à sa date correspond à un des 12 mois détaillés.
Sinon, si la facture a une date antérieure au 1 er mois détaillé, le montant facturé est cumulé dans la colonne « avant ».
Et si la facture a une date postérieure au dernier mois détaillé, alors le montant facturé est cumulé dans la colonne « après ».
Toutes les factures du contrat sont prises en compte, même si le contrat a 10 ans de factures.
Remplissage des colonnes pour le montant étalement : prend chaque montant mensuel étalement et le place dans les colonnes selon les date début et date fin étalement.
Dans notre exemple, nous avons un étalement de 125,00 par mois pour chaque mois de 2014/09 à 2015/08. On a donc un montant étalement = 125,00 pour tous les mois de 2014/09 à 2015/08 : soit en détail si ces mois sont dans les 12 colonnes, soit en cumul dans les colonnes « avant » et « après » mais uniquement pour les factures de date comprise dans les 12 mois imprimés.
Tableau intitulé "Suivi des contrats d'abonnement" affichant des données de facturation et d'étalement pour deux clients, avec des montants détaillés par mois de 01/2015 à 12/2015, et un total général en bas.
Exemple de fichier export :
Le fichier contient des colonnes par mois / année avec les 12 mois comme ceux de l'impression, en étalement et en facturé mais sur une seule ligne par contrat. Les colonnes "avant" "après" sont également présentes. Le code analytique est présent seulement si vous utilisez cette option de gestion analytique.
Tableau Excel affichant des colonnes pour le suivi des contrats, incluant des informations telles que le code client, le nom, la référence du contrat, la date, et des montants pour différents mois. Les colonnes "avant" et "après" sont visibles.
