Effacement des données personnelles des clients

L'entrée en vigueur de la réglementation de la gestion des données personnelles (RGPD ou GDPR) au 24/05/2018 implique de pouvoir répondre à la demande des personnes physiques concernant leur droit à l'oubli. Ce traitement permet d'effacer les données personnelles d'un ou de plusieurs clients de type "particulier". Si un ou plusieurs clients vous le demandent il faut effacer les données personnelles les concernant qui sont stockées dans votre dossier Oxygène.

Ce traitement d'effacement ne concerne que les clients paramétrés comme étant des particuliers : voir la page d'aide Principe des données personnelles pour le détail de la procédure à suivre pour définir un client comme client particulier.

Droit d'accès à ce traitement d'effacement

C e traitement d'effacement des données personnelles des fiches contacts fait l'objet d'un droit d'accès dédié.

Vous devez limiter les utilisateurs Oxygène susceptibles de lancer ce traitement. A vous de donner ce droit uniquement aux utilisateurs responsables de la gestion des données personnelles au sein de votre société.

Pour cela, il vous faut utiliser la gestion des droits d'accès du menu Oxygène, soit par fonctionnalités, soit par utilisateur. Ces traitements de gestion des droits se trouvent dans l'onglet "configuration" de votre menu Oxygène, en bas à gauche :

Menu "Droits et paramètres systèmes" avec les options : Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs, Paramètres du dossier, Droits par utilisateur, et Droits par fonctionnalité, accompagnées d'une icône de base de données et d'un engrenage.

Il est également possible d'y accéder par le menu texte du volet de navigation, dans la partie "paramétrage" :

Le volet de navigation affiche le menu "Utilitaires" avec la section "Paramétrage" développée, incluant des options comme "Paramètres du dossier" et "Monnaies et Devises". Les éléments sont listés verticalement.

Pour connaître le détail du fonctionnement de cette gestion des droits veuillez vous référer à l'aide en ligne des traitements du menu Oxygène.

Les droits pour l'effacement des données personnelles des clients et contacts sont référencés dans la liste des droits de l'application Gestion Commerciale, avec le libellé "Effacement données personnelles" :

L'écran affiche les paramètres de gestion des droits d'accès, avec la ligne "Effacement données personnelles" mise en évidence et la case cochée, indiquant que ce droit est accordé aux utilisateurs sélectionnés.

Si vous souhaitez interdire ces 2 traitements d'effacement à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateur, sélectionnez - les dans la partie haute de l'écran de gestion des droits, et ensuite décochez toutes les case de la ligne de droits à interdire. Exemple ci-dessous pour interdire les effacements des clients et contacts aux utilisateurs Oxygène appartenant au groupe "invités" :

L'écran affiche les paramètres de gestion des droits pour le groupe d'utilisateurs "Invités". La ligne "Effacement données personnelles" est visible, avec des cases à cocher pour les droits d'accès, toutes décochées.

Procédure d'effacement des données personnelles de clients

Cliquez sur l'icône Clients du menu graphique de la Gestion Commerciale. Puis le choix "gestion des données personnelles". Puis choisissez le traitement "effacement des données personnelles clients".

Un écran s'affiche alors avec une liste vide, que vous allez remplir en sélectionnant le ou les clients à effacer.

Fenêtre de gestion commerciale affichant une liste vide pour sélectionner des clients à effacer. Deux clients sont listés avec leurs codes, et des boutons pour choisir un client, supprimer une ligne ou la liste. Une case à cocher pour l'impression de confirmation est visible.

Choisir un client Vous devez sélectionner chaque client à effacer en utilisant ce bouton. Le traitement affiche la liste des clients existants dans votre dossier, y compris les prospects si vous utilisez l'application CRM. Une fois un client choisi celui-ci sera ajouté dans la liste. Cette liste est triée selon le code des clients affichés.

Si le client choisi n'est pas un particulier un message sera affiché :

Fenêtre pop-up intitulée "Oxygène" affichant un message d'information : "Sélection refusée car ce client n'est pas un particulier !" avec un bouton "OK" en bas à droite.

Si le client choisi est déjà présent dans la liste, un message de rejet sera affiché :

Fenêtre pop-up intitulée "Oxygène" affichant un message d'information : "Le client <PARTBON> a déjà été sélectionné !" avec un bouton "OK" en bas à droite.

Si le client choisi a déjà fait l'objet de l'effacement de ses données personnelles un message d'alerte vous avertira :

Fenêtre pop-up avec le titre "Oxygène". Message d'information indiquant : "Sélection refusée car ce client a déjà été effacé !" avec un bouton "OK" en bas à droite.

Supprimer la ligne Permet d'enlever de la liste le client sélectionné. Le client ainsi enlevé ne sera pas effacé. Un message de confirmation est alors affiché :

Fenêtre pop-up de confirmation avec le titre "Attention". Message indiquant la suppression du client "<DECO DECODAR>" de la liste, avec les boutons "Oui" et "Non" pour confirmer l'opération.

Supprimer la liste Permet de vider la liste en cours si vous souhaitez recommencer complètement votre sélection. Un message de confirmation est alors affiché :

Fenêtre pop-up avec le titre "Attention". Message : "Vous avez demandé la suppression de toute la liste. Confirmez-vous l'opération ?" Deux boutons en bas : "Oui" et "Non".

Si le client sélectionné a un compte comptable associé celui-ci est affiché dans la liste. Vous pouvez alors choisir de cocher la case "Effacement en compta O/N".

Cette case si elle est cochée permet de procéder à l'effacement des données du compte comptable dans la comptabilité Oxygène si votre dossier de Gestion Commerciale est lié à un dossier de comptabilité Oxygène, ou à l'effacement des données du compte comptable géré dans la Gestion Commerciale en cas d'utilisation d'une comptabilité externe.

Cette case n'est pas saisissable pour les clients qui n'ont pas de compte comptable affiché dans la liste. Cela se produit pour des clients qui n'ont pas encore de compte en comptabilité.

Deux clients sont listés avec leurs codes et noms. La colonne "Effacement en compta" est mise en évidence, indiquant un statut ON avec une icône associée.

L'effacement des données dans le compte comptable concerne les informations de l'adresse postale, et les RIB et IBAN du compte.

Impression de la confirmation d'effacement Permet de lancer l'impression d'une lettre de confirmation pour chaque client effacé. Si vous décochez cette case, cette impression ne sera pas effectuée. Cela permet de lancer l'impression d'une lettre de confirmation pour chaque client effacé. Si vous décochez cette case, cette impression ne sera pas effectuée. Cela vous permet d'envoyer aux clients un courrier les informant que vous avez bien effectué l'effacement de leurs données personnelles. Le contenu de cette lettre est personnalisable :

Fenêtre de dialogue affichant la liste des états disponibles, avec "Lettre de confirmation d'effacement des données personnelles" en surbrillance. Options d'impression monétaire sélectionnables en bas, et un exemple de lettre à droite. Boutons "Valider" et "Annuler" en bas à droite.

Exemple de lettre :

Lettre de confirmation d'effacement des données personnelles, avec en-tête de l'entreprise BRICO, incluant les coordonnées et la date. Le texte mentionne la confirmation de l'effacement des données conformément à la demande du destinataire.

Texte de clôture d'une lettre formelle, incluant une formule de politesse et la signature "Le responsable".

Annuler ou Abandon Echap permet d'abandonner le traitement sans procéder à l'effacement des clients sélectionnés.

Valider ou Validation permet de lancer le traitement d'effacement. Un message de confirmation de ce lancement est affiché :

Fenêtre pop-up intitulée "Attention" indiquant que l'utilisateur a demandé l'effacement des données personnelles des clients sélectionnés. Le message précise que cette opération est irréversible et demande une confirmation avec les boutons "Oui" et "Non".

Cette opération d'effacement est irréversible, si vous effacez par erreur des données de clients, il vous faudra soit restaurer une sauvegarde soit refaire la saisie des données effacées à tort. Il vous faut donc utiliser ce traitement avec précaution et à bon escient.

L 'effacement d'un client implique l'effacement de tous ses contacts associés.

100 % Lors de l'effacement une jauge en bas à droite de l'écran affiche la progression du traitement.

Liste des données effacées

Fiche client :

- nom et adresse (s) complète (s)

- RIB et IBAN

- informations complémentaires paramétrées comme étant des données personnelles

Pièces de vente du client :

- nom du client dans les en-têtes des pièces de vente

Fiche contact :

- toutes les zones de la fiche contact sauf les informations complémentaires non paramétrées comme données personnelles.

- Cas du code du contact : le code est remplacé par la lettre "C" suivie de l'identifiant interne du contact. On ne met pas des "XXX" pour éviter que les contacts se retrouvent ensuite tous avec le même code.

Si l'application Activité Formation Oxygène est utilisée : effacement du nom et du prénom des stagiaires dans les sessions de formation pour les contacts effacés.

Si l'application CRM Oxygène est utilisée : des données seront effacées dans les actions du CRM affectées aux clients et aux contacts traités.

Les données effacées dans les actions sont les suivantes :

- désignation de l'action

- si action avec envoi de mail, effacement de l'objet du mail

- informations complémentaires des actions si elles sont paramétrées comme étant des données personnelles.

Pour le détail du fonctionnement des informations complémentaires, voir la page d'aide Principe des données personnelles

Contenu des données après l'effacement

Toutes les données de type texte (nom, adresse, mail, etc) sont remplacées par une chaîne de caractères "XXXXXXXX".

Toutes les données de type numérique (monétaire ou non monétaire) sont remises à zéro.

Toutes les données de type date sont remises à blanc.

Exception : pour les RIB et les IBAN, le traitement ne met pas de chaîne "XXX", ces zones sont mises à blanc pour éviter les alertes de type "RIB ou IBAN incorrects".

Les clients et contacts effacés sont automatiquement mis comme inactifs. En effet, une fois les données effacées, il ne sera plus possible de reconnaître ces clients et contacts, leur nom ayant été remplacé par des XXX. .

Les codes client ne sont pas modifiés, et il n'y a aucune suppression de données afin de conserver la cohérence des liens dans la base de données.

Si vous avez effacé par erreur un client vous pouvez ressaisir ses données : pour cela, repasser le client comme client actif et modifier ses données dans sa fiche client et dans son ou ses contacts.

Exemple d'une fiche client après son effacement (onglet des adresses et onglet du statut) :

Fiche client affichant les onglets "Adresses" et "Statut". Les champs pour l'adresse de facturation et de livraison sont visibles, avec des informations masquées par des "X". Les coordonnées GPS sont également présentes.

Fiche client affichant les sections "Informations juridiques" et "Coordonnées bancaires". Le statut est partiellement rempli avec "Part", et des champs pour le capital, SIRET, et les coordonnées bancaires sont visibles.

Et pour un contact de ce client :

L'image montre une interface de logiciel avec un tableau de clients à gauche, où le client "BONNOT" est sélectionné, et des informations détaillées à droite, indiquant que le contact est inactif.