Demander l'autorisatisation à vos clients

Depuis la version 11.03 Oxygène cette fonction des envois des factures par mail n'est plus accessible, désormais vous devez utiliser la fonction des envois vers Memsoft e-facture. cf aide Utilisation e-facture

Cette page d'aide est donc obsolète et ne vous concerne pas, si la version Oxygène de votre dossier est la 11.03 ou une version plus récente.

La loi stipule que la substitution des factures « papier » par des factures « électroniques » n'a plus besoin d'être acceptée par le client. Toutefois vous pouvez demander à chacun de vos clients une autorisation avant de passer à une facturation électronique, pour des raisons de bonne relation avec votre clientèle.

Depuis la version 10.05 Oxygène, le statut d'acceptation de ces envois de factures est par défaut mis à "acceptée" lors de la création d'un nouveau dossier de gestion commerciale. De cette façon lors de la création des fiches clients ce paramètre est par défaut avec la valeur "acceptée".

Si votre dossier a été initialisé avent cette version 10.05, vous avez peut-être des fiches clients avec un statut autre que "acceptée". Vous pouvez modifier ces statuts, et faire des envois de mail d'une lettre demandant à vos clients de confirmer leur accord.

Demandes factures électroniques

Pour imprimer les demandes destinées à vos clients, cliquez sur « Clients » puis « Demandes factures électroniques ».

L'écran affiche une liste de clients avec des colonnes pour le code client, le nom, l'email, la famille, le téléphone, le fax et le contact. Les demandes de factures électroniques sont indiquées comme "Non proposée" pour plusieurs clients.

Dans cet écran, vous pouvez :

- Imprimer les demandes

- Modifier le statut d’un ou plusieurs clients

Les statuts de la demande peuvent être :

- Non proposée

- En attente (lettre envoyée mais réponse non reçue)

- Acceptée

- Refusée

Pour modifier le statut des demandes, vous pouvez utiliser cet écran en cliquant sur le bouton Modifier ou Modifier par lot , ou aller directement dans la fiche Client, onglet « Ventes ».

Écran de gestion des clients avec le mode de règlement par défaut "Traite". La section "Demande Factures électroniques" est mise en évidence, indiquant le statut "Acceptée".

Impression d'une demande

Document de demande d'acceptation des factures électroniques, incluant les coordonnées de l'expéditeur et un espace pour indiquer l'adresse email de destination. Le texte souligne les avantages de la facturation électronique.

Adresse email de destination

Le client doit confirmer son adresse email. Cette adresse email doit être saisie au niveau de l’adresse de facturation de la fiche "Client".

L'image montre une fenêtre de saisie d'informations client dans un logiciel, avec l'adresse email "jbernardo@bonh.fr" entourée en rouge, indiquant que le client doit confirmer cette adresse.