La gestion des échéances

La gestion des échéances

La gestion des échéances n’est accessible que dans le cadre de la facturation. Elle permet de définir, pour une facture, un échelonnement du règlement en plusieurs échéances. Chaque date d'échéance sera associée à un montant à régler, et le mode de répartition du montant facturé est libre. La somme des montants des échéances de la facture sera toutefois vérifiée et devra être égale au montant net à payer de la facture. Cette notion d'échéances est indicative, il n'y aura pas de vérification par rapport aux règlements perçus ensuite, ces échéances vont être utiles pour connaître les règlements à venir, l'encours par date, mais cela ne correspondra pas obligatoirement aux dates et aux montants des règlements que vous recevrez ensuite.

Lorsqu’une facture est saisie pour un client, les conditions de règlement indiquées dans la fiche du client sont reprises par défaut pour le calcul de l'échéance de règlement. Le calcul de l'échéance se fait selon le nombre de jours de décalage, le type de décalage (fin de mois, fin de décade ou net) et le jour de l'échéance.

Exemple pour une facture du 21/10/2023 avec ces éléments :

Dépôt par défaut : SAINT LAURENT DU VAR. Règlement par : CB. Conditions de paiement : 30 jours, Fin de mois, Le 15. Options de transport et d'expédition non renseignées.

La date d'échéance sera calculée à partir du 21/10/2023, ajout des 30 jours, puis décalage à la fin du mois, soit le 30/11/2023, puis au 15 donc le 15/12/2023.

La case à cocher "FDM puis nb de jours" permet d'inverser les étapes de rajout du nombre de jours et celle du décalage fin de mois, c'est utile en cas de calcul à 45 jours, car cela peut donner des résultats différents. Exemple avec une facture au 20/10/2023 et 45 jours fin de mois le 15. Si on ne coche pas cette case on obtient une échéance au 15/01/2024 (45 jours à partir du 20/10/2023 = le 4/12/2023, fin de mois le 15 nous donne le 15/01/2024).

Par contre si on coche la case, on obtient le 15/12/2023 (fin de mois à partir du 21/10/2023 = le 31/10/2023, ajout de 45 jours soit le 15/12/2023).

Pour modifier ou définir des échéances pour une facture, il suffit d’accéder au menu contextuel par le clic droit de la souris sur la liste du tableau de bord ou de cliquer directement sur " Echéances " Echéances lorsque vous êtes sur la facture.

L’écran suivant apparaît :

L'écran affiche les informations d'une facture, incluant le numéro, la date, le montant à payer et les détails du client. Une ligne pour un virement est mise en évidence avec la date d'échéance et le montant. Les boutons "Valider" et "Annuler" sont visibles en bas.

La partie haute de l’écran, vous indique le numéro, la date de la pièce, le montant du net à payer ainsi que le client.

Chaque ligne correspond à une échéance de règlement. Pour chaque échéance, vous visualisez le mode de règlement utilisé, la date de l’échéance, le montant TTC. Vous pouvez modifier pour chaque ligne donc chaque échéance, sa date, son montant TTC, et son mode de règlement en cliquant sur ..

Si vous utilisez l'application TPV Oxygène, vous êtes obligé de procéder à des clôtures périodiques de la Gestion Commerciale. Dans ce cas, la date d'une pièce ne peut pas être antérieure à la date de la dernière clôture effectuée.

Si vous n'utilisez pas le TPV Oxygène, les procédures de clôture en Gestion Commerciale sont tout de même possibles. Si vous les utilisez, le même principe s'applique : la clôture permet de "figer" une période, et vous ne pouvez pas choisir ici une date de pièce antérieure à la date de la dernière clôture.

Depuis la version 11.02 Oxygène , dans le cas de multi échéances pour une facture, lors de l'impression de celle-ci, les modèles des états livrés en standard vont automatiquement imprimer une page supplémentaire contenant la liste des échéances de la facture. Il s'agit des échéances prévues sur la facture, avec le mode de règlement et la date prévue de chaque échéance, cela ne tient pas compte des modes de règlements perçus ni de leur date. Par contre cela imprime les montants réglés. De plus en pied de la facture la mention "Paiement par " avec le mode de règlement et avec la date d'échéance est remplacée par un texte indiquant de se référer à la page des échéances :

Tableau récapitulatif des montants d'une facture, indiquant le taux de TVA de 20%, le montant HT brut, la base TVA, le montant de la TVA et le total TTC. Les valeurs sont toutes alignées dans des colonnes distinctes.

Exemple de cette page des échéances :

Échéancier de la facture n°00000272 affichant les dates d'échéance, le mode de règlement, le montant total et le montant déjà réglé pour deux échéances. Les montants sont respectivement 20 000,00 et 6 589,62.

Tableau affichant les montants d'une facture : Total T.T.C. de 26 589,62 €, Total réglé de 0,00 €, et Solde de 26 589,62 €.

Si vous modifiez le montant d’une échéance, vous devez ventiler différemment le montant affecté aux autres échéances ou ajouter des échéances afin que la somme totale des échéances soit toujours égale au montant « Net à payer » de la facture. Si ce montant réparti sur une ou plusieurs échéances est inférieur au montant « Net à payer », vous obtiendrez un « Reste à ventiler ».

Exemple Si on reprend l’exemple ci-dessus, le règlement se présente ainsi : L'interface affiche les informations d'un client, avec une échéance de paiement par virement, prévue pour le 15/12/2014, d'un montant de 2666,99. Les boutons "Valider" et "Annuler" sont visibles en bas. L’échéance par défaut correspond aux conditions de règlement habituelles de ce client. Vous accédez directement à la fiche du client à partir de la gestion des échéances par le bouton . L'écran affiche les informations de règlement pour le client ELIR MATOS, avec le mode de règlement "Virement" sélectionné. Les conditions de paiement indiquent 30 jours à la fin du mois et un décalage de 15 jours, avec une case cochée pour l'application de la loi LME. Ces conditions de règlements sont reprises par défaut dans la facture : L'image montre une fenêtre de facturation avec les détails du client et les conditions de règlement. Les options de paiement sont mises en évidence, indiquant un règlement par virement à 30 jours. Mais dans le cas de cette facturation, vous souhaitez, à la demande du client, modifier les conditions de règlement et lui accorder un paiement en 3 échéances : L'écran affiche les informations d'une facture pour le client ELIR MATOS, avec trois échéances de paiement par virement, indiquant les dates et montants. Les boutons "Valider" et "Annuler" sont visibles en bas. A chaque réception du règlement d’une échéance, vous créez un règlement du montant correspondant et le traitement l'affecte automatiquement à une ou plusieurs échéances en partant de celle avec la date la plus ancienne. Par exemple dans le cas ci-dessus de 3 échéances, si vous recevez un 1er règlement de 1400, cela soldera la 1ère échéance du 31/10/2015 totalement, et la 2ème du 30/11/2014 sera partiellement réglée, pour un montant de 400 sur 1000 La facture concernée apparaîtra comme partiellement réglée jusqu’au paiement de la dernière échéance. Vous ne pourrez pas choisir quelle(s) échéance(s) est réglée par chaque règlement. Le calcul des retards de paiement se fait en fonction des échéances non totalement réglées, et il tient compte pour chaque facture de cette liste des échéances, et pour chacune, du montant restant à régler.