Les dépôts

Les dépôts

La Gestion Commerciale Oxygène est multi dépôts. Le dépôt se définit comme une zone de stockage des articles, ou une agence si votre entreprise est sur plusieurs sites. L a saisie d’au moins un dépôt est obligatoire. Vous pouvez saisir autant de dépôts que vous le souhaitez. La gestion de stock se fait par article et par dépôt.

Déroulez le menu contextuel avec le clic droit de la souris sur l'icône "Paramètres" Paramètres du menu graphique et choisissez « Les dépôts ». Même si vous ne gérez pas de stock, si vous utilisez la gestion des achats, il faut créer un ou plusieurs dépôts pour que les adresses de votre entreprise soient référencées, ce qui sera repris dans la gestion des pièces d'achat.

L'écran suivant apparaît :

L'image montre une interface de gestion des fournisseurs avec une liste à gauche et des détails d'un dépôt à droite, incluant le code, l'adresse, le téléphone et l'e-mail du fournisseur.

Si vous êtes en train de créer un nouveau dossier, vous serez automatiquement positionné en création de fiche sinon passez en mode création.

Les zones de saisie sont alphanumériques. Le code et le libellé doivent être impérativement saisis.

Saisissez un code puis un libellé pour un dépôt. Renseignez ensuite l’adresse principale du dépôt, le téléphone, la télécopie et l’adresse E-Mail.

Pas de contrôle de stock pour ce dépôt : cette option désactive les contrôles de stock pour le dépôt. Vous pouvez cocher cette case si vous ne voulez pas gérer le stock, ou si vous avez une activité de prestations uniquement.

La Gestion des emplacements permet de créer des différentes localisations dans le dépôt qui pourront par la suite être renseignées dans chaque fiche stock et utilisées dans la saisie d'écart d'inventaire.

Les initiales sont utilisée dans le traitement des transferts inter dépôts, cela permet de reconnaître les dépôt émetteur et receveur dans le code de chaque transfert. Exemple ci-dessous avec des initiales SL et VI, et CN : L'image montre une interface de gestion des transferts inter dépôts, avec des champs pour l'utilisateur, le dépôt émetteur et le dépôt receveur. Deux transferts sont listés, mettant en évidence les codes SL et VI.

Nouveauté depuis la version 11.01 Oxygène : vous pouvez gérer plusieurs adresses pour chaque dépôt, par exemple si vous avez des sites de réception de marchandises, et que vous ne voulez pas suivre votre stock de manière distincte pour chaque site de réception. Ce choix de plusieurs adresses pour un dépôt sera ensuite utilisé dans la saisie des pièces d'achat, par exemple les commandes et les bons de réception. Cela vous permet d'indiquer à votre fournisseur l'adresse à laquelle il va livrer ses articles, sans que vous soyez obligé de multiplier les dépôts.

En effet dans la saisie des pièces d'achat vous avez un bouton de choix des adresses du dépôt, désormais les adresses affichées sont celles du dépôt par défaut de la pièce en cours. Exemple en saisie de commande achat, avec le dépôt sur la pièce = STLAUR :

Fenêtre de saisie d'adresse avec les champs "Adresse Livraison" et "Adresse Commande". L'adresse affichée est "107 rue des Plantiers, Zone 3 Allée 5, 06700 SAINT LAURENT, FRANCE". Un crayon pour modifier l'adresse est visible.

Le bouton de choix de l'adresse de livraison vous donne la liste des adresses du dépôt STLAUR :

Fenêtre pop-up affichant une liste d'adresses de livraison pour le dépôt STLAUR, avec deux adresses sélectionnées. Les colonnes incluent l'identification, le nom, l'adresse et le code postal. Un bouton pour ajouter une adresse est visible.

De cette façon vous pouvez gérer plusieurs sites de réception par dépôt avec chacun une adresse, sans que cela vous oblige à multiplier les dépôts comme c'était le cas avant cette version 11.01.

Depuis la version oxygène 11.01 lors de la suppression d'un dépôt, le traitement vérifier les données de votre dossier, et la suppression n'est pas permise si le dépôt est utilisé dans les pièces achat ou vente, y compris les pièces comme les bons de transfert inter dépôts, les contremarques, les inventaires..

Si un dépôt n'est plus utilisé mais qu'il est dans l'historique de vos données, la procédure de purge des données permettra de le supprimer.

Cette purge n'est pas obligatoire, vous pouvez l'utiliser pour réduire le volume de vos données, cela élimine les données anciennes de plus de 6 ans à minima. Dans le cadre de cette purge, un dépôt non utilisé depuis 6 ans pourra être supprimé.