Impression des données personnelles client

Impression des données personnelles client

L'entrée en vigueur de la réglementation de la gestion des données personnelles (RGPD ou GDPR) au 24/05/2018 implique de pouvoir répondre à la demande des personnes physiques concernant les données personnelles que vous possédez dans votre entreprise. Ce traitement permet d'imprimer les données personnelles d'un client de type "particulier". Si un client vous le demande il faut imprimer ou exporter les données personnelles le concernant, afin de les lui envoyer. Ensuite la personne étant informée des données que vous possédez, elle pourra vous demander de les effacer.

Ce traitement d'impression ne concerne que les clients paramétrés comme étant des particuliers : voir la page d'aide Principe des données personnelles pour le détail de la procédure à suivre pour définir un client comme client particulier.

Au menu de la gestion commerciale, cliquer sur le bouton Clients et vous trouverez les différentes actions possibles pour ces données personnelles, dont l'impression :

Menu déroulant affichant les options liées à la gestion des données personnelles, avec "Impression des données personnelles clients" et "Gestion des données personnelles" en surbrillance. Arrière-plan représentant un bureau moderne.

Droit d'accès à ce traitement d'impression

C e traitement d'impression des données personnelles des fiches clients fait l'objet d'un droit d'accès qui est celui d'impression des clients. Il n'y a pas un droit dédié à ce traitement des données personnelles.

Vous devez limiter les utilisateurs Oxygène susceptibles de lancer ce traitement. A vous de donner ce droit uniquement aux utilisateurs responsables de la gestion des données des clients au sein de votre société.

Pour cela, il vous faut utiliser la gestion des droits d'accès du menu Oxygène, soit par fonctionnalités, soit par utilisateur. Ces traitements de gestion des droits se trouvent dans l'onglet "configuration" de votre menu Oxygène, en bas à gauche :

Menu "Droits et paramètres systèmes" avec les options : Utilisateurs, Groupes d'utilisateurs, Paramètres du dossier, Droits par utilisateur, et Droits par fonctionnalité, accompagnées d'une icône de base de données et d'un engrenage.

Il est également possible d'y accéder par le menu texte du volet de navigation, dans la partie "paramétrage" :

Le volet de navigation affiche le menu "Utilitaires" avec la section "Paramétrage" développée, incluant des options comme "Paramètres du dossier" et "Monnaies et Devises". Les éléments sont listés verticalement.

Pour connaître le détail du fonctionnement de cette gestion des droits veuillez vous référer à l'aide en ligne des traitements du menu Oxygène.

Les droits pour l'impression des données des clients sont référencés dans la liste des droits de l'application Gestion Commerciale, avec le libellé "Les clients" :

Fenêtre de gestion des droits de l'application Gestion Commerciale, affichant les droits d'impression pour "Les clients" avec une case cochée sous "Impr" et des options pour "Visu", "Modif", "Créat", "Suppr" également cochées.

Si vous souhaitez interdire ce traitement d'impression à un utilisateur ou à un groupe d'utilisateur, sélectionnez - les dans la partie haute de l'écran de gestion des droits, et ensuite décochez la case "impression".

Déroulement du traitement d'impression

Le traitement vous demande pour quel client vous souhaitez imprimer ces données :

Fenêtre de dialogue pour l'impression des données d'un client, avec le champ "Sélection du client" affichant "M. BONNET" et les boutons "Valider" et "Annuler" en bas à droite.

Vous devez utiliser le bouton de choix pour sélectionner le client à imprimer. Vous avez alors la liste des clients et les filtres possibles permettant de trouver le client à sélectionner.

Fenêtre de sélection des clients avec des champs pour filtrer par code et nom. La case "Uniquement les particuliers" est cochée. Liste affichant trois clients particuliers avec leurs codes, noms, familles, numéros de téléphone et adresses e-mail.

Seuls les clients particuliers sont acceptés dans cette sélection . Et vous ne pouvez en choisir qu'un seul à la fois. Mais il n'est pas possible de choisir un client dont les données personnelles ont été effacées, en effet, cela n'aurait pas d'intérêt d'imprimer des données "XXX".

Fenêtre pop-up intitulée "Oxygène" affichant un message d'information : "Sélection refusée car ce client a été effacé !" avec un bouton "OK" en bas à droite.

La liste des modèles d'état permet de retrouver l'état fiche détaillée client et l'état des données personnelles.

Vous pouvez personnaliser ces états à votre convenance.

Liste des états disponibles avec deux options : "Fiche client détaillée au format A4" non sélectionnée et "Fiche des données personnelles du client" mise en surbrillance.

Cette impression contient les données suivantes :

- Les adresses du client :

Document affichant les données personnelles du client M. Bonnet, incluant deux adresses, numéros de téléphone, coordonnées GPS et adresses e-mail. Les informations sont organisées en tableaux avec des en-têtes clairs.

- Les contacts, avec l'adresse complète, le bloc note et les données personnelles paramétrées dans les informations complémentaires.

Dans l'exemple ci-dessous il y a des informations complémentaires définies comme données personnelles dans la fiche contact :

L'interface affiche les informations complémentaires d'un contact, incluant le code "BONNOT", une case "Personne handicapée" avec la mention "NON", la date de naissance "01/01/1958" et un revenu annuel estimé de "50 000,00".

Ces données sont reprises dans l'impression dans le cadre des contacts du client :

Fiche de contact pour Monsieur Patrice Bonnet, indiquant ses coordonnées, son statut de personne handicapée, sa date de naissance, et son revenu annuel estimé. Le mot "Specimen" est en surimpression.

- Les coordonnées bancaires du client :

Tableau des coordonnées bancaires du client, incluant le nom de la banque, l'adresse, ainsi que les détails du relevé d'identité bancaire : agence, guichet, numéro de compte, clé RIB, IBAN et code BIC.

- Les informations complémentaire de la fiche client si elles ont été définies comme étant des données personnelles. Dans notre exemple ci-dessous on a dans la fiche client une donnée personnelle qui est la situation maritale, elle est donc imprimée en bas de la page, dans le cadre des informations complémentaires du client.

Ce cadre est rempli en fonction des informations complémentaires activées et définies comme donnée personnelle.

Situation maritale : Marié, affichée dans un cadre avec une zone vide à droite pour des informations supplémentaires.