La numérotation des documents

La numérotation des documents

Il s'agit de pouvoir paramétrer les séries de numéros de pièces achat et vente afin de gérer ou non des préfixes de numérotation.

Ceci peut se faire soit en début d'utilisation d'un nouveau dossier, au moment de la création de celui-ci, soit en début d'année, si vous voulez changer le paramétrage de ces préfixes.

Au démarrage d'un dossier : il faut faire ce paramétrage avant de commencer la création des pièces, afin de pouvoir choisir les premiers numéros de pièce de chaque type de pièce.

Au début d'année si vous voulez par exemple changer de préfixe, idem, faire ce changement avant de commencer les créations des pièces de la nouvelle année.

Cet utilitaire est disponible à partir du menu du bouton "paramètres" :

Menu déroulant des paramètres avec plusieurs options, dont "Numérotation des documents" en bas, indiquant que cette option est accessible uniquement aux utilisateurs du groupe ADMIN.

Le choix "numérotation des documents" est accessible uniquement pour les utilisateurs du groupe ADMIN.

Un message s'affiche en cas de dossier multi utilisateurs :

Fenêtre pop-up intitulée "Attention" indiquant que l'opération nécessite d'être le seul utilisateur connecté au dossier "DEMO". Deux boutons en bas : "Oui" et "Non", avec "Oui" mis en évidence pour confirmer l'opération.

Il faut confirmer en un clic sur "OUI".

Fenêtre de dialogue intitulée "Modification de la numérotation des pièces", avec un champ de description et des instructions sur la modification des préfixes et numéros. Les boutons "Précédent", "Suivant", "Annuler" sont visibles en bas.

Cet utilitaire est à utiliser avec les précautions qui s’imposent : prise de connaissance des conséquences de son lancement sur les données, demande d’assistance éventuelle dans le cadre du contrat de Hotline.

Par exemple si vous savez que vous aurez plus de 9999 factures par an vous ne devez pas choisir le préfixe "année sur 4 chiffres", car ce type de préfixe ne pourra gérer que 9999 factures par an. En effet, le numéro de pièce est sur 8 chiffres. Et ce préfixe va en prendre 4 : par exemple 2016 si avril 2016. Il reste donc uniquement 4 chiffres pour numéroter les pièces sur une année.

Le texte de la partie "explications" vous indique le procédé de chaque type de préfixe. Et un exemple est affiché dans la zone "préfixe choisi" selon la date du jour.

Pour les pièces de vente :

L'étape suivante vous permet de paramétrer la numérotation des ventes Le numéro de départ des factures vente n'est modifiable que si vous n'avez pas encore créé de factures dans votre dossier. La numérotation des contrats d'abonnement est visible seulement si vous avez l'option de gestion des contrats d'abonnement.

V ous ne pourrez pas modifier le premier numéro de facture de vente si au moins une facture existe dans votre dossier. Il vous faut donc réaliser ce paramétrage AVANT de commencer à utiliser la facturation des clients.

Fenêtre de modification de la numérotation des pièces, avec options de préfixe de numérotation. Les cases "Numérotation préfixée par l'année sur 4 caractères" et "Numéro de départ des contrats d'abonnement" sont mises en évidence. Exemples de numéros de départ affichés.

Depuis la version 11.03 Oxygène vous ne pouvez plus gérer des préfixes année / mois. Cette possibilité a été enlevée car elle est contraire à la législation qui impose de ne pas recommencer à 1 la numérotation des factures clients à chaque début de mois.

Si votre dossier a été démarré dans une version plus ancienne que la version 11.03, et que vous utilisez un préfixe année / mois, lors du passage à l'année civile qui suivra votre mise à jour en version 11.03, le traitement fera automatiquement le changement de vos préfixes, il remplacera le préfixe année / mois par un préfixe année seule.

Un message vous en avertira.

Vous ne pouvez pas choisir un numéro de départ inférieur à celui qui vous est proposé par défaut, sinon un message apparaît :

Fenêtre pop-up avec le titre "Oxygène". Message d'information indiquant que le numéro de départ des devis doit être au moins égal à 57. Bouton "OK" en bas à droite.

Ces numéros proposés par défaut sont selon les pièces qui existent dans votre dossier, par exemple si vous avez déjà 56 commandes d'achat vous ne pourrez pas diminuer le 1er numéro de commande achat en dessous de la valeur 57.

Cliquez sur le bouton "terminé" pour prendre en compte vos changements de numéros. Le bouton Annuler vous permet d'abandonner le traitement sans changer les numérotations de vos pièces.

Si vous choisissez de gérer des préfixes de numéros, tous les types de pièce achat auront le même type de préfixe, et tous les types de pièce vente auront elles aussi le même type de préfixe.

Par contre vous pouvez gérer un type de préfixe différent entre les achats et les ventes.

Pour les pièces d'achat :

Même principe que pour les pièces de vente, sauf que le numéro de facture n'est pas vérifié, car c'est une numérotation interne sans obligation législative. Le préfixe courant est affiché en exemple suivant l'option choisie et la date du jour, le 1er et le numéro maximum sont affichés également, ce qui permet de vous indiquer le nombre maximum de pièces selon le préfixe choisi.

Exemple sans préfixe :

Fenêtre de modification de la numérotation des pièces d'achat, avec options pour le préfixe de numérotation. Les cases à cocher indiquent "Pas de préfixe", "Numérotation par l'année sur 2 caractères" et "Numérotation par l'année sur 4 caractères". Exemples de numéros de départ affichés.

Exemple avec un préfixe année sur 2 chiffres et la date du jour est en 2024 :

Fenêtre de modification de la numérotation des pièces d'achat, avec options pour le préfixe de numérotation. Les numéros de départ pour différents types de documents sont affichés, avec un exemple de préfixe "24" et des numéros allant de 24000001 à 24999999.