Paramètres de la liaison comptable externe

Paramètres de la liaison comptable externe

Le paramétrage de la liaison vers une comptabilité externe permet de renseigner les éléments nécessaires pour le transfert des factures et des règlements d'achat de la gestion commerciale vers une comptabilité externe. Ce paramétrage pour les achats suit les mêmes règles que le paramétrage concernant le transfert des pièces de vente et des règlements clients. C'est pourquoi nous vous présentons ici uniquement les onglets qui concernent les achats. Se référer à la documentation du paramétrage des ventes pour les éléments non décrits ici, et pour le détail du fonctionnement de ce paramétrage

Note : Les fonctions d'achat décrites dans cette page ne sont accessibles que si vous avez acquis une licence "Gestion commerciale", et non "Devis & Facturation", qui se limite à la gestion des pièces de vente.

Pour accéder à ce paramétrage faut passer par le menu des paramètres, qui s'affiche par un clic gauche ou droit sur le bouton :

Paramètres dans le menu graphique, puis choisissez « La liaison comptable » puis « Paramétrage de la liaison vers une comptabilité externe » :

Menu déroulant affichant l'option "La liaison comptable" sélectionnée, avec deux sous-options : "Paramétrage de la liaison comptable Oxygène" et "Paramétrage de la liaison vers une comptabilité externe".

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L'onglet général est déjà expliqué dans la documentation du transfert des ventes vers une comptabilité externe Onglet général - Paramétrage lien comptabilité externe .

Onglet options

L'onglet "Options" présente des cases à cocher pour autoriser le transfert des règlements clients et fournisseurs, ainsi qu'une option pour transférer les remises. Un logo stylisé est visible à gauche.

Dans cet onglet vous pouvez indiquer si vous allez transférer les règlements fournisseurs. L'option pour les remises concerne à la fois les ventes et les achats.

Onglet journaux

Onglet "Journaux" affichant les journaux des ventes, des achats et des opérations diverses. Les journaux sont indiqués avec des valeurs numériques : ventes (70), achats (60), O.D. (90). Un bouton pour définir les journaux et comptes est visible en bas.

Dans cet onglet vous devez indiquer le journal des achats puis vous devez définir les comptes rattachés aux modes de règlement des achats par le bouton Achats .

Même mode de fonctionnement que dans les ventes, avec l'écran ci-dessous :

Paramétrage de la liaison comptable avec le mode de règlement "ESP" sélectionné. La désignation "Espèces" est affichée, et le compte associé est le 5300000 dans le journal "CAIS". Plusieurs modes de règlement sont listés en dessous.

Ces paramètres seront utilisés si vous saisissez les règlements s'achat dans votre gestion commerciale Oxygène et que vous effectuez le transfert des écritures de règlements d'achat vers une comptabilité externe. Ce n'est pas utile de gérer ces paramètres si par exemple vous n'utilisez pas la gestion des règlements d'achat dans votre gestion commerciale Oxygène, ou si vous n'exportez pas ces écritures vers une comptabilité externe.

Onglet Achats

L'interface présente l'onglet "Comptes fournisseurs" avec des options pour le transfert des comptes. La case "Création automatique des comptes fournisseurs" est cochée. Le préfixe des numéros de compte est défini sur "401" avec une longueur de 13 caractères.

Dans cet onglet vous devez indiquer les comptes fournisseurs, les comptes d'achat et les comptes divers, puis vous devez définir les paramétrages du libellé.

Même mode de fonctionnement que dans les ventes, avec les écrans ci-dessous :

Sous onglet comptes fournisseurs

Bouton "Définir" :

Fenêtre de paramétrage de la liaison comptable avec des champs pour le code fournisseur et la raison sociale. Une liste de fournisseurs est affichée, incluant "AU CLOU GEANT" et "LE ROI DU BOIS".

Sous onglet comptes d'achat

L'interface présente le sous-onglet "Comptes d'achats" avec quatre options de critères de regroupement des achats. Le bouton "Définir" est mis en évidence en bas de l'écran.

Bouton "Définir" de ce sous onglet :

L'image montre le sous-onglet "Définition des comptes d'achats" avec des colonnes pour les codes et désignations des comptes, ainsi qu'une liste des taux de TVA. Le bouton "Définir" est mis en évidence.

Sous onglet comptes divers

Fenêtre de paramétrage avec l'onglet "Comptes divers" affichant les champs pour définir les comptes de pertes (6680000) et de profits (7680000), ainsi que des options pour les comptes de TVA et de frais.

Bouton "comptes de règlement" :

Fenêtre de paramétrage avec le mode de règlement "BO" et la désignation "Billet à ordre" sélectionnés. Un tableau affiche les codes, désignations, numéros de compte, journaux et types associés.

Bouton "comptes de TVA" :

L'image montre une fenêtre de paramétrage des comptes de TVA, avec une liste de codes TVA et leurs désignations. Les cases "Compte TVA déductible" et "Compte TVA collectée" sont visibles en bas.

Nouveauté depuis la version 11.01 Oxygène : le régime fiscal Hors UE est concerné par le principe d'auto liquidation de la TVA lors de la création des écritures des factures d'achat. Il est donc important de paramétrer ici les comptes de TVA déductible et collectée pour ce régime fiscal. Voici un exemple d'écriture avec cette auto liquidation qui intègre la TVA des articles mais également la TVA sur port et frais :

Facture contenant des articles avec code TVA normal et réduit et des frais de port au code TVA normal :

montant HT des articles à TVA normale : 95

montant HT des articles à TVA réduite : 47,5.

montant port et frais : 90 soit un montant TTC de 232,5

TVA en auto liquidation pour 95 + 90 à 20% = 37 et TVA en auto liquidation pour 47,5 à 5.5% = 2,61

Tableau des comptes avec les montants de débit et crédit. Les montants 95, 47,5, 90 et 2,61 sont mis en évidence dans la colonne Débit. La facture est identifiée par le numéro 0000043.

Bouton "comptes de taxes parafiscale" :

Fenêtre de paramétrage de la liaison comptable avec les sections pour le code TPF et la liste des régimes. Les taux de TPF sont affichés avec des colonnes pour le compte vente et le compte achat.

Depuis la version 11.01 Oxygène , vous pouvez paramétrer des comptes différents pour les ports et frais pour chaque couple code TVA et régime fiscal. Ce sera important de paramétrer des comptes de port différents notamment pour le cas de factures UE ou hors UE avec auto liquidation de TVA.

L'image montre une fenêtre de paramétrage comptable avec une liste de codes TVA. Le code "NORM" est surligné, indiquant le taux normal. Les colonnes "Compte Port" et "Compte Frais" sont également visibles, avec des valeurs associées.

Depuis la version 11.02 Oxygène, vous avez une ligne de paramétrage supplémentaire pour le cas de factures sans code de TVA rempli sur les ports et frais (ligne en haut de la liste avec le code TVA "non défini"). Cela pourra servir pour des factures d'achat avec port et frais et pour lesquelles le code TVA sur port ou sur frais n'a pas été rempli parce que ce sont des factures sans TVA. Pour éviter un rejet du transfert de ces factures, vous pouvez remplir ici les comptes de port et frais à utiliser.

Sous onglet libellé

Fenêtre de paramétrage avec options pour choisir entre numéro de facture interne ou numéro de fournisseur. Trois cases à cocher : "Sans code fournisseur", "Avec code fournisseur", et "Libellé défini à l'aide d'une formule". Texte explicatif en dessous.

L'interface présente des options pour choisir la constitution du libellé du règlement, avec trois choix radio : "Défaut", "Transfert de la zone 'observations'" et "Libellé défini à l'aide d'une formule".

Pour le détail des modalités de ce paramétrage, on peut gérer des formules reprenant des données de la pièce à transférer.

On a aussi un paramètre spécifique au cas des achats : choix du n° facture que l'on peut intégrer, soit le n° facture Oxygène, soit le n° facture du fournisseur, qui est saisi dans chaque facture d'achat.

Sont utilisables : les champs de I_GAPEFAC (structure d'interface des entêtes de factures) et de I_GCPFOUR (structure d'interface de la table des fournisseurs). Il faut bien prendre en compte le cas des avoirs. Exemple : Si I_GAPEFAC.TYPE<>"A" Alors "Facture n°"+I_GAPEFAC.NUMERO_DOC Sinon "Avoir n°"+I_GAPEFAC.NUMERO_DOC FinSi

Sont utilisables : les champs de I_GAPREGL (structure d'interface des règlements clients) et de I_GCPFOUR (structure d'interface des fournisseurs), ainsi que la variable VREGNUM (numéro du règlement. Attention, il faut traiter les différents cas tels que : remboursements, passage en impayé,...