Format des archives
A fin que tout auditeur, interne ou externe, puisse avoir accès aux dossiers archivés et en comprendre le contenu, et ce sans avoir besoin de faire appel au logiciel dans sa version à la date de l’archivage, celles-ci sont produites dans un format ouvert conforme aux exigences de l’arrêté du 11 octobre 2005 pris en application de l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales.
C’est pour cela que chaque fichier d’archive est accompagné d’un fichier format qui donne toutes les indications permettant de comprendre les données archivées pour la table concernée.
Par exemple, le fichier CP_CDTVA.TXT contient une archive des données de la table CDTVA de la comptabilité (base CP). Le descriptif de cette archive est proposée dans le fichier CP_CDTVA_FORMAT.TXT.
Ce fichier format est découpé en trois parties décrivant successivement :
- l’origine des données et le format d’archive ;
- la liste des champs ;
- et enfin les liens qui permettent de comprendre la codification utilisée.
Exemple de fichier format
La première partie indique l’archive décrite dans le format, l’origine des données et le format du fichier archive ce qui permettra de trouver et lire les données.
Ce fichier donne le format de l'archive suivant :
- fichier : CP_CDTVA.txt
- description : Codes TVA
Les données sauvegardées proviennent de :
- Nom de la base de données : CP
- Nom de la table : CDTVA
- Nom du dossier : DEMO
- Version du logiciel : Oxygène version 7.10.19
- Date de création : le 06/12/2006 à 22:37:35
- L'emplacement d'origine est : [OXYPP]\COMPTA\DOSSIERS\CP-CDTVA
- Taille de chaque enregistrement : 115
- Nombre prévu d'enregistrements : 20
Le format du fichier est le suivant :
- séparateur d'enregistrement : CR(13) suivi de LF(10)
- séparateur de champs : TAB(09)
- jeux de caractères : ASCII norme ISO 8859-15
- ligne d'en-tête contenant les codes des champs
- dates au format AAAAMMJJ
- heures au format HH:MM:SS
- nombres ou montants sans espaces ou zéros inutiles
- le séparateur de décimale éventuel est la virgule
- les chaînes de caractères entourées de "(34) contiennent l'un des caractères :
LF(10), TAB(09), "(34)
- les "(34) dans les chaînes sont doublés
- LF(10) dans une chaîne représentent un passage à la ligne (champs multilignes)
Ce format est facilement importable sous Excel en choisissant les options :
- type : délimité
- origine du fichier : Windows (ANSI)
- séparateur : Tabulation
- identificateur de texte : "
- pour chaque champ date sélectionner : Date format AMJ
La seconde partie donne la liste des champs de la table avec explication de contenu et indication des types, longueurs et formats. Les formats sont ceux utilisés dans le logiciel pour représenter les données.
Le fichier de données contient les informations suivantes :
champ CETVA
libellé : N° compte TVA collectée s/encaissement
type : Chaîne
longueur : 13
format dans l'application : !(13)
index : Aucun
clé primaire : Non
champ CITVA
libellé : N° compte TVA collectée s/débit
type : Chaîne
longueur : 13
format dans l'application : !(13)
index : Aucun
clé primaire : Non
champ COTVA
libellé : Code
type : Chaîne
longueur : 5
format dans l'application : |!(5)
index : Séquentiel indexé
clé primaire : Oui
champ CTTVA
libellé : Contrôle TVA en saisie O/N
type : Chaîne
longueur : 1
format dans l'application : !(1)
index : Aucun
clé primaire : Non
champ DETVA
libellé : N° compte TVA déductible
type : Chaîne
longueur : 13
format dans l'application : !(13)
index : Aucun
clé primaire : Non
champ INDXP
libellé : Index pour ordre de présentation
type : Entier
longueur : 6
format dans l'application : -#####
index : Séquentiel indexé
clé primaire : Non
champ INTVA
libellé : Intitulé
type : Chaîne
longueur : 50
format dans l'application : X(50)
index : Aucun
clé primaire : Non
champ TDTVA
libellé : TVA déductible s/Débit ou Encaissement (D/E)
type : Chaîne
longueur : 1
format dans l'application : !(1)
index : Aucun
clé primaire : Non
champ TXTVA
libellé : Taux
type : Simple
longueur : 7
format dans l'application : -##0.00
index : Aucun
clé primaire : Non
champ TYTVA
libellé : Type (A)chats / (V)entes / (I)immo.
type : Chaîne
longueur : 1
format dans l'application : !(1)
index : Aucun
clé primaire : Non
La troisième et dernière partie permet de comprendre les codifications utilisées dans le logiciel. Lorsqu’un champ contient un code, comme ici, le champ CETVA, on indique la table en lien qui contient les codes. Le lien se fait en mettant en rapport la valeur du champ avec la ligne de la table en lien qui a cette même valeur dans le champ indiqué. En général, le champ qui sert pour le lien dans la table destinatrice est IDENT ou la clé primaire de la table.
Les liens suivants permettent de comprendre les codifications utilisées :
pour CETVA
type de lien : Composant
vers table : CP_COMPT.txt
vers champ : NUMCP
pour CITVA
type de lien : Composant
vers table : CP_COMPT.txt
vers champ : NUMCP
pour DETVA
type de lien : Composant
vers table : CP_COMPT.txt
vers champ : NUMCP
L’ensemble de ces informations va permettre de comprendre les données. Par exemple, avec la table d’exemple dans le dossier DEMO, les données archivées sont :
Tableau Excel affichant des données archivées, avec des colonnes pour les valeurs de TVA. La ligne 2 met en évidence la valeur 4457112 dans la colonne CITVA (colonne F).
Le premier enregistrement (ligne 2 sous Excel) a la valeur 4457112 dans la colonne CITVA (colonne F).
La table en lien pour CITVA est : CP_COMPT.TXT comme indiqué dans le format :
pour CITVA
type de lien : Composant
vers table : CP_COMPT.TXT
vers champ :
La donnée correspondante sera donc lue dans CP_COMPT.TXT :
Tableau Excel affichant des lignes de données sur la TVA, avec la ligne 579 surlignée, indiquant "TVA collectée 19,6%/Factures". Les colonnes A à K contiennent des informations variées, dont des codes et des descriptions.
Il s’agit de la TVA collectée 19,6%/Factures.