Astuces pour importer un fichier FEC

Quelques différences existent entre les différents formats utilisés par le FEC. Ce Tuto vous montre comment les intégrer pour permettre l'import de votre FEC dans la comptabilité Oxygène. Il permet également de corriger certaines erreurs qui pourraient exister dans votre FEC. https://www.memsoft.fr

Objectif de la vidéo Dans cette vidéo, nous allons voir les vérifications à effectuer ainsi que les anomalies les plus courantes que vous pouvez rencontrer lors de l’importation d’un fichier FC.

Accéder à l’import d’écritures au format FC Pour importer un fichier FC, allez sur Écritures > Importation d’écritures > Import d’écritures (format FC). Vous pouvez aussi passer par le menu Utilitaires > Importation des données. Idem, choisissez Import d’écritures au format FC.

Vérifier la structure du fichier FC Pour rappel, un fichier FC est un fichier texte (.txt) dont les colonnes sont séparées soit par un caractère tabulation, soit par un caractère pipe « | ». Nous allons voir ces deux cas. Exemple : notre fichier écrit.txt utilise la tabulation comme séparateur de colonnes, et notre fichier écrit2.txt utilise le caractère pipe « | » comme séparateur. Lors de l’importation, si votre fichier a un séparateur de colonnes de type tabulation, choisissez le format d’importation par défaut Excel 1. S’il utilise un séparateur pipe, choisissez le format d’importation Pipe.

Contrôler la taille du plan comptable Il faut effectuer des contrôles concernant la taille du plan comptable. Dans notre fichier exemple, les comptes sont sur 7 caractères. Allez dans Paramètres spécifiques au dossier > Paramètres généraux > Plan comptable > Taille du numéro de compte, et vérifiez la valeur. Nous sommes bien sur 7 caractères. Si votre fichier FC n’a, par exemple, que 5 caractères, lors de l’importation le numéro de compte sera complété par des zéros. Si dans votre fichier FC les numéros de compte ont plus de 7 caractères, il faut réinitialiser votre dossier comptable en indiquant à cet endroit le nombre de caractères correspondant à votre fichier. Attention, le nombre de caractères maximum est de 13.

Vérifier les codes journaux Vérifiez aussi les noms/codes des journaux. Dans votre fichier FC, les codes journaux peuvent être, par exemple, VE, BQ, 60, 90, etc. Pour vérifier les codes journaux de votre dossier comptable, allez dans Journaux > Gestion des journaux. Vous retrouvez les codes à cet endroit, avec leur intitulé. Si dans votre fichier FC, par exemple, le code du journal de vente est VE, il faut le modifier dans votre Oxygène : sélectionnez le journal Vente, cliquez sur le petit crayon, remplacez l’ancien code par VE, puis validez. La modification est immédiate.

Anomalies courantes lors de l’import Pour consulter l’aide en ligne depuis l’assistant, allez sur Utilitaires > Importation des données > Import écritures format FC, puis ouvrez l’aide en ligne. Dans le tutoriel, vous retrouvez les différentes anomalies. 1) « La structure du fichier est incohérente » Ce message survient quand vous n’avez pas choisi le bon format d’importation. Comme rappelé plus haut, il existe deux types de fichiers FC : avec tabulation comme séparateur de colonnes, ou avec le caractère pipe « | ». Vérifiez le format d’importation sélectionné. 2) « Le compte de trésorerie 512 associé au journal BQ doit être mouvementé » On retrouve cette anomalie dans le compte rendu d’importation. Elle correspond généralement à un règlement avec, par exemple, un message du type : « le compte 512000 n’existe pas », « la pièce n’est pas équilibrée », « le compte de trésorerie 512 associé au journal BQ doit être mouvementé ». Cette anomalie peut avoir deux origines : – Le compte de trésorerie présent dans le fichier FC pour le journal BQ n’est pas 512 mais 512000, par exemple. Si le compte 512 n’est pas utilisé dans votre fichier FC, vous pouvez renommer le compte 512 en 512000 dans la gestion du plan comptable : Comptes > Gestion du plan comptable > recherchez 512 > Modifier > Numéro de compte à modifier : 512, Nouveau compte : 512000, puis validez. – Aucun compte de banque n’est indiqué dans l’écriture concernée, dans le fichier FC. Dans ce cas, remplacez le journal BQ par un journal OD sur toutes les lignes de l’écriture concernée, dans votre fichier FC.

Ouvrir et contrôler un fichier FC dans Excel Pour lire plus facilement un fichier FC, vous pouvez l’ouvrir dans Excel : Excel > Ouvrir > choisissez votre fichier écrit.txt (séparateur tabulation). Dans l’assistant d’importation de texte, choisissez « Délimité » > Suivant > cochez « Tabulation » > Suivant > Terminer. Si vous ouvrez un fichier écrit2.txt (séparateur pipe), choisissez « Délimité » > Suivant > cochez « Autre » et indiquez le caractère pipe « | » (sur clavier FR, combinaison Alt+6), puis terminez. À partir de là, par exemple pour vérifier l’erreur liée au compte 512, vous pouvez faire une recherche du « 512 ».

Pièce non équilibrée Une autre anomalie courante est « La pièce n’est pas équilibrée ». Dans l’aperçu du compte rendu d’importation, par exemple pour la facture 190, on constate que le numéro de pièce n’est pas le même sur les trois lignes, et que le débit n’est pas égal au crédit. Il faut corriger ces points. Pour rappel, toutes les lignes d’une même pièce doivent avoir le même numéro de pièce, la même date, et le débit doit être égal au crédit.

Aide et support Nous venons de voir les vérifications à effectuer concernant le format et les anomalies les plus courantes que vous pouvez rencontrer. N’hésitez pas à vous aider de l’aide en ligne (touche F1 de votre clavier) ou à solliciter notre équipe technique au besoin sur le forum.