Ajout documents liés externes

Comment intégrer des documents liés à des enregistrements dans Oxygène ? https://www.memsoft.fr/

Introduction à la gestion de documents reliés Dans cette vidéo, nous allons voir la gestion de documents reliés et externes, par exemple PDF, Word ou Excel. Oxygène possède un module de stockage des liens vers des documents se trouvant sur votre ordinateur ou votre serveur. Ce module est disponible dans toutes les applications. Il s'apparente à une GED, ou Gestion Électronique des Documents, à la différence qu'il ne gère pas un stockage physique des documents. Un document n'est jamais copié, déplacé ou supprimé. La GED se contente de copier le chemin du fichier, comme un raccourci Windows ou un favori Internet, qui est une simple adresse URL. Il faut donc créer, classer et sauvegarder correctement vos documents sur votre disque dur.

Paramétrage de la GED Nous allons voir dans un premier temps le paramétrage. Donc, dans le menu général d'Oxygène, nous allons dans Paramétrage, puis Paramétrage GED. Dans notre cas, le répertoire par défaut est sur "Documents Oxygène". Nous avons créé plusieurs sous-dossiers : un pour la comptabilité, un pour la gestion commerciale et un pour la paye.

Gestion de documents en comptabilité Nous allons voir un exemple en comptabilité. Sur une écriture, pour ajouter un document, il faut cliquer sur l'icône "Documents reliés", puis "Ajout". Nous arrivons sur notre répertoire, sélectionnons notre répertoire "Comptabilité" et notre facture, puis cliquons sur "Ouvrir". La facture est maintenant liée. Avec le clic droit, nous pouvons ouvrir la pièce, l'imprimer, la retirer ou ouvrir le répertoire. Pour valider le document, cliquons sur "Valider". Si nous souhaitons la supprimer, nous cliquons sur "Documents liés", "Retirer". Comme nous avons pu le voir, l'icône du trombone apparait lorsque le document est lié et disparait au retrait.

Gestion de documents commerciaux En gestion commerciale, vous pouvez par exemple ajouter la notice, une photo, etc. sur un article. Double-cliquez sur l'article, puis cliquez sur "Documents liés", "Ajouter". Nous arrivons dans notre répertoire "Gestion commerciale" et nous insérons un plan. Nous pouvons le visualiser puis le valider.

Gestion de documents relatifs à la paye Dans le module "Paye", vous pouvez par exemple ajouter le contrat de travail d'un salarié, ses horaires, ou tout autre élément nécessaire. Double-cliquez sur le salarié, cliquez sur "Documents liés", puis "Ajouter".