Initialisation de la paie Oxygène

Comment démarrer votre paie Oxygène pas à pas via cette vidéo didactique. A partir de la version 11 d'Oxygène.

Configuration initiale du logiciel de paie Bonjour et bienvenue dans la paie Oxygène. Dans la vidéo suivante, nous allons voir comment mettre en place votre dossier de paie. Pour bien débuter votre nouveau dossier de paie, nous vous conseillons, dans un premier temps, de créer la fiche correspondant à votre taux d'accidents du travail. Pour ce faire, allez sur « paramétrage de la paie » > « les taux d'accidents du travail ». Il faudra créer une fiche dans laquelle vous renseignerez le numéro de risque, le code section établissements et la valeur du taux de votre accident du travail. À noter que ce taux devra également être renseigné au niveau de « constantes de calcul », nous verrons cela un peu plus tard.

Création de la fiche de votre Convention Collective Dans un deuxième temps, il faut créer la fiche correspondant à votre Convention Collective. Cette dernière devra être associée aux codes DSN correspondant à votre convention collective et il faudra absolument renseigner l'horaire conventionnel de votre entreprise.

Paramétrage des organismes sociaux Il va maintenant falloir mettre en place les paramètres correspondant à vos organismes sociaux. Allez dans « paramètres généraux » > « les organismes sociaux ». Un certain nombre d'organismes sont déjà par défaut créés dans le dossier, il s'agit de l'URSSAF, de l'ARRCO unifiée et de la DGESIP.

Configuration de l'URSSAF Nous allons commencer par l'URSSAF. À ce niveau de cette fiche, il faudra la compléter en y saisissant le SIRET de votre URSSAF. Il faudra également renseigner l'onglet paiement en mettant « prélèvement SEPA » pour le mode de paiement et définir la périodicité (mensuelle ou trimestrielle).

Configuration de l'ARRCO unifiée On passe ensuite sur la fiche organismes ARRCO unifiée. Cette dernière devra avoir obligatoirement le SIRET de votre organisme collecteur de type ARRCO unifiée ainsi que le code organismes destinataires. Il faudra bien sûr ici également renseigner le mode de prélèvement (donc « prélèvement SEPA ») et la périodicité.

Configuration de la DGESIP Le troisième organisme, il s'agit de la DGESIP, cela concerne le prélèvement à la source des impôts. Il n'y a à ce niveau aucun renseignement à rentrer si ce n'est à définir la périodicité qui généralement est mensuelle.

Configuration des autres organismes Concernant vos autres organismes qui ont donné lieu à la signature d'un contrat entre l'entreprise et l'organisme, il s'agit là de la prévoyance, de la mutuelle, des retraites supplémentaires et autres, il faudra pour ces organismes que vous créiez vous-mêmes vos fiches d'organismes. Nous vous conseillons pour ce sujet de suivre notre vidéo « paramétrage et organismes de prévoyance » et pour les mutuelles de suivre également notre vidéo « paramétrage de la mutuelle ».

Création de la fiche établissements À ce stade, vous pourrez entreprendre de créer la fiche établissements. Allez dans « paramètres généraux » > « sociétés établissements ». La fiche créée devra obligatoirement comporter comme renseignements le code INSEE de la commune. Il faudra penser à remplir le responsable de paie, saisir le code NAF de l'activité, le SIRET de l'entreprise, cocher « d'assujettissement », rattacher les fiches organismes à l'établissement en question, renseignez le RIB pour les paiements par virement. Ce dernier est important pour l'ADSL. C'est le RIB émetteurs, c'est celui qui permet de générer les prélèvements au niveau de vos organismes. Ensuite, un onglet DSN vous permettra de renseigner la fraction établissements, de rattacher le code accident du travail, pensez à cocher « établissements déclarant » sur l'établissement qui génère les déclarations en DSL.

Création de la fiche salariés Vous allez maintenant pouvoir créer les fiches de vos salariés. Allez en « gestion du personnel » > « les salariés », nous allons voir le contenu d'une de ces fiches. Un premier onglet « fiche signalétique » permet de renseigner le nom, le prénom, l'adresse, les différents renseignements concernant la personne. Un point important se situe au niveau de la « gestion des contrats/entrées/sorties ». Si l'on clique sur le petit bouton avec la roue dentée, on voit qu'on va ici renter la date de début d'activité du salarié. On peut également saisir la date de fin en cas de départ ou pour un CDD pour anticiper sa future fin de contrat. Si le même salarié devait revenir dans l'entreprise, on passerait à la ligne suivante pour mettre une nouvelle date de début et ainsi de suite.

Saisie du salaire On a ensuite à annoncer les salaires. Ici, un élément très important, c'est le rattachement du salarié à une catégorie. Il faut savoir que dans Oxygène, les catégories correspondent au profil de calcul du bulletin de paie. Ensuite, renseignez la nature de l'emploi, on rattache le salarié à la convention collective, on peut définir les qualifications, on rattache également le salarié à l'établissement et à son taux d'accidents du travail.

Gestion des contrats de prévoyance Au niveau de la partie « gestion des contrats de prévoyance », on va pouvoir ici cocher « dans l'entreprise » pour générer l'information au niveau de l'ADSL et au niveau de la « gestion des contrats du salarié », gérer l'adhésion du salarié aux différents contrats. Là encore, allez voir notre vidéo sur les paramétrages des organismes de prévoyance pour avoir plus d'information.

Renseignements relatifs aux horaires de travail On renseignera l'horaire du salarié, son brut horaire et son brut mensuel. Il ne faudra pas oublier de saisir le détail des horaires du salarié, répartis sur la semaine. Nous renseignerons une date d'ancienneté qui servira notamment pour le calcul de la prime d'ancienneté. On peut saisir le RIB du salarié si on veut générer les paiements des salariés par le logiciel.

Saisie et contrôle des bulletins de paie Un onglet « éléments » nous présentera différents éléments de saisie provenant de la catégorie à laquelle le salarié a été rattaché. Et on y trouvera notamment un onglet DSN avec comme particularité les éléments de saisie qui sont présents ici et qui au niveau de la fiche du salarié sont communs aux bulletins de paie. Donc les renseignements saisis en fiche salarié remonteront dans les bulletins de paie lors de leur génération. Un onglet permet de consulter les cumuls et d'éventuellement d'intervenir dessus et un autre onglet « bloc-notes » permet de mettre des renseignements complémentaires, notamment l'adresse mail du salarié.

Saisie des taux de cotisation Il reste maintenant à saisir et les taux de cotisation particuliers liés à votre établissement. Pour cela, on va les en « paramétrage de la paie » > « les constantes de calcul ». On va déjà aller voir notre constante correspondant à notre taux d'accidents du travail. Souvenez-vous que précédemment lorsque nous avons rempli la fiche auxerre du travail, il était indiqué que le taux devrait ensuite être renseignées dans une constante bien spécifiques. Il s'agit de la constante de code « A. T ». Dans laquelle il faudra également renseigner la valeur de votre taux d'accidents du travail. À noter ici que les constantes de calcul possède toute une zone date des faits. Cette zone permet effectivement de renseigner la date à laquelle le taux devra effectivement être pris en compte sur les bulletins de paie. Pour ainsi renseigné les taux spécifiques pour les organismes de prévoyance, de mutuelle et autres, en fonction du paramétrage du dos et bay.

Importation du fichier des taux passe à l'est Avant de passer à la génération de vos bulletins de salaire, il faudra encore procéder à l'importation du fichier des taux passe à l'est en allant sur « traitement périodiques » > « DSL » > « importation des troupes à s'individualiser ». Ici, il faudra sélectionner l'établissement et est associé le fichier des taux parce que vous avez précédemment téléchargé sur votre espace net-entreprises. Ce fichier devra obligatoirement être enregistré dans le répertoire « import » d'Egypte. On l'associe à l'établissement, on lance l'importation, un compte rendu présente le contenu du fichier, si on est d'accord avec ce dernier, on valide l'importation et les taux spécifiques pour les impôts de vos salariés seront enregistrés dans le logiciel.

Génération et impression des bulletins de paie On va maintenant pouvoir commencer à faire des bulletins de paie, on dira dans « bulletins de paie », les bulletins de paye. En cliquant sur le bouton « générer bulletins », les bulletins qui ont lieu d'être générés sur la période en question seront automatiquement créés. Ces bulletins pourront ensuite être renseignés avec des éléments complémentaires tels que des primes des avantages en nature des heures, etc. On y retrouvera ici le fameux jongleur DSN pour lequel l'ensemble des éléments saisis dans la fiche du salarié seront remontés dans les bulletins de paie.

Saisie des absences Abordons maintenant la saisie des absences. Allez sur « bulletins de paie » > « les absences et congés ». Les absences seront gérés à l'aide de fiches qui comporteront le nom du salarié, le motif et les dates d'absence. Il en sera de même pour les acomptes qui sont gérées à partir de « acomptes et paiement ». On saisira ici la fiche d'acomptes avec le motif correspondant par exemple « acompte » ou « saisie sur salaire » ou « pension alimentaire » ou un autre motif. Les absences saisies se retrouveront alors sur les bulletins concernés. En allant par exemple consulter un bulletin de paie pour lequel une absence a été créée, on va réaliser qu'au niveau de l'onglet « les éléments journaliers » dans les absences, la ligne apparaît. Cette ligne correspond bien à la fiche qu'on a vu précédemment. À noter qu'il est ici également possible de créer directement la fiche de l'absence. Il en sera de même pour un acompte, il sera lui consultable au niveau de l'onglet acompte.

Impression des bulletins détaillés et simplifiés Une fois l'ensemble de nos bulletins saisie et calculé, on pourra les imprimer en mode détaillé pour que le gestionnaire de paie puisse analyser le contenu et s'assurer que les bulletins sont justes, que les taux mis en place sont corrects, que les brutes et les nets à payer correspondent bien à ce qui est prévu. On pourra ensuite imprimer le bulletin en mode simplifié pour le donner aux salariés.

Traitement des déclarations mensuelles DSN Une fois l'ensemble de ce travail terminé, on pourra passer à la phase de traitement de l'ADSL en allant « traitement périodique » > « gestion des déclarations mensuelles normal ». Ici, on lancera le calcul de l'ADSL de la période. On pourra ensuite générer les fichiers de DSN en utilisant le bouton « valider » en choisissant de générer une deesse cell de mode test ou de mode réel en fonction de ce que l'on veut déposer ses fichiers. Le logiciel vous indiquera le chemin où ils sont enregistrés et vous pourrez ainsi à l'aide d'un logiciel de contrôle elle est contrôlé si vos fichiers sont bien conformes à la norme de l'ADSL en vigueur.

Contrôles de paie Ensuite, vous pourrez faire vos contrôles de paie. Le premier type de contrôle consistera à faire une impression des cumuls organismes de votre DS M. Vous y verrez ici, dans une première fiche, le détail des CTP de l'URSSAF avec le montant de cotisation calculée. Plus loin, vous y verrez apparaître les différents blocs de prélèvements qui ont été prévus pour les paiements de vos charges. Ces montants devront être ensuite contrôlés en allant s'assurer qu'au niveau des bulletins de paie, cela correspond bien. On pourra alors en « analyser édition » faire les éditions des charges sociales correspondantes par exemple au niveau de l'URSSAF en saisissant ici la période concernée.

Éditions URSSAF L'exemple de l'URSSAF est intéressant puisque l'édition qui sort est automatiquement présenté par CTP également cela permettra de faire les contrôles pour s'assurer que les cotisations sont correctes. D'autres éditions sont disponibles tels que les « gens de paye », des « journaux payants colonnes », des « journaux par rubriques », etc., en fonction des contrôles et du travail que le gestionnaire de paie souhaite faire sur le traitement de ces salaires.

Transferts en comptabilité Le logiciel vous permet également de faire des transferts en comptabilité. Un ensemble de dossiers classiques sont proposés, notamment les « eaux des » permettant d'enregistrer les paiements au niveau des organismes (URSSAF, ARRCO unifiée etc.)

Conclusion Voilà, nous avons donc terminé avec ce premier tour d'horizon sur le logiciel de paie Oxygène. Vous pourrez ainsi faire vos paie, traiter vos déclarations et générer vos DSN.